Absences pour maladie : un risque commercial sous-estimé pour le département financier

La clôture mensuelle approche. Les routines sont bien établies, les échéances fixées. Une absence imprévue pour maladie d'une personne clé peut bouleverser ce plan. Les rapports et analyses critiques peuvent soudainement être à l'arrêt. Ce qui n'était autrefois qu'un défi purement humain se transforme pour les PME suisses en un risque financier tangible. Une étude récente montre que le coût des absences pour maladie a augmenté pour 42 % des PME au cours des cinq dernières années (AXA 2026). La question de la réduction du coût absence maladie PME n'est donc pas seulement une tâche pour le département des ressources humaines. Pour la direction financière, elle devient une question de stabilité opérationnelle et de gestion des risques. Une faiblesse essentielle réside dans la dépendance à des processus manuels et liés à des personnes spécifiques.

Les coûts directs et indirects d'une absence

Une absence de personnel peut engendrer des coûts qui vont au-delà du maintien du paiement du salaire. Les coûts directs sont réglementés par la loi. Selon le Code des obligations, un employeur doit continuer à verser le salaire pendant trois semaines au cours de la première année de service. Ensuite, une « durée raisonnablement plus longue » s'applique, dont la durée dépend des échelles cantonales (WEKA Business Media AG 2026). Ces coûts salariaux directs sont budgétisables, mais ne représentent souvent qu'une partie de la charge.

Les coûts indirects sont souvent plus élevés et plus difficiles à chiffrer. Si une personne responsable du reporting est absente, les tâches doivent être redistribuées à court terme. Les collègues qui ne sont pas familiers avec les procédures spécifiques ont besoin de plus de temps et peuvent commettre des erreurs. Cela peut entraîner des retards dans la clôture mensuelle, la planification des liquidités ou la création de rapports pour la direction. Les délais pour le décompte de la TVA ou d'autres déclarations réglementaires peuvent être mis sous pression. La charge de travail supplémentaire pour l'équipe restante peut conduire à une baisse de productivité et à une augmentation du risque d'erreurs.

La dépendance aux processus comme cœur du problème

La perturbation ne réside souvent pas uniquement dans l'absence elle-même. Une cause essentielle est la dépendance du processus à une seule personne. Dans de nombreux départements financiers de PME, des procédures critiques dépendent fortement de personnes spécifiques. Cela concerne en particulier la chaîne allant de l'exportation depuis l'ERP jusqu'au rapport final. Les données sont exportées du système ERP — que ce soit Abacus, SAP, bexio ou une autre solution — et traitées manuellement dans Excel. Les formules sont ajustées, les données de différentes sources sont fusionnées et des corrections manuelles sont effectuées.

Ces processus basés sur Excel ont souvent évolué au fil des ans. Ils sont performants, mais pas toujours standardisés ou entièrement documentés. La connaissance des étapes exactes, des bons filtres ou de l'origine de certains chiffres n'existe souvent que dans la tête de l'employé responsable. Une documentation de processus manquante ou peu claire entraîne un risque accru en cas de changement de personnel ou d'absences imprévues (BAV 2024). Si cette personne clé est absente, la chaîne peut se rompre. Il n'est pas toujours possible pour un autre membre de l'équipe de reproduire le processus avec certitude et dans les délais impartis. Le résultat peut être un retard. Dans le pire des cas, un rapport erroné est généré, ce qui peut conduire à de mauvaises décisions commerciales.

L'automatisation n'est pas une question de taille d'entreprise

On suppose souvent que l'automatisation des processus financiers n'est pertinente que pour les grands groupes avec des projets informatiques coûteux. Cette hypothèse est souvent fausse. L'automatisation ne doit pas nécessairement concerner le système ERP lui-même. Skopa ne remplace pas le système ERP existant d'une entreprise. Le point de départ est plutôt le niveau Excel qui entoure l'ERP et où se déroule souvent une grande partie du travail manuel.

L'objectif de l'automatisation est de réduire les étapes manuelles et récurrentes entre l'exportation des données et le rapport final. Il s'agit de créer une logique robuste et traçable qui fonctionne indépendamment de la personne qui l'exécute. Un processus automatisé se déroule selon une logique définie. Il est documenté et validé. Il devient ainsi fiable. Le département financier gagne en résilience. La clôture mensuelle et le reporting peuvent se poursuivre même si une personne clé est absente.

À quoi ressemble une chaîne de processus robuste

Une chaîne de processus robuste dans le reporting financier est stable, transparente et efficace. Elle commence par une exportation standardisée depuis le système ERP. Au lieu que ces données soient copiées manuellement dans un fichier Excel complexe, un flux de travail automatisé prend le relais. Celui-ci nettoie les données, valide leur plausibilité, les fusionne avec d'autres sources et calcule les indicateurs clés nécessaires.

Le résultat est un rapport clairement structuré. Les feuilles de calcul confuses sont remplacées par des présentations claires. Le rôle du contrôleur de gestion ou du CFO évolue ainsi de manière positive. Au lieu de passer du temps à préparer manuellement les données, ils peuvent l'utiliser pour analyser, interpréter et commenter les résultats. Ils contrôlent le processus au lieu de l'exécuter eux-mêmes. Le temps gagné peut être consacré à des tâches plus stratégiques. La qualité et la fiabilité des données financières peuvent ainsi s'améliorer.

Ce que vous pouvez faire ce mois-ci

La réduction de la dépendance aux processus commence par de petites étapes concrètes. Vous n'avez pas besoin de lancer un grand projet pour cela. Commencez par une analyse simple pour mieux comprendre le risque dans votre département. Vous pouvez mettre en œuvre les trois étapes suivantes dès ce mois-ci :

• Identifiez le processus le plus critique : quel rapport ou quelle analyse de la clôture mensuelle dépend le plus d'une seule personne ? Demandez-vous : que se passe-t-il si cette personne est absente pendant trois semaines à partir de demain ?
• Faites documenter le processus : demandez à la personne responsable de consigner par écrit chaque étape. Cela commence par le nom du fichier d'exportation de l'ERP et se termine par la cellule où se trouve le résultat final. Une simple check-list vaut mieux qu'aucune documentation.
• Effectuez un test : donnez cette documentation à une autre personne de l'équipe. Cette personne doit essayer de suivre le processus en se basant uniquement sur les instructions. Chaque question qui se pose et chaque étape qui n'est pas claire révèlent une faiblesse dans la documentation et une dépendance cachée.

Cet exercice crée de la transparence sur vos risques opérationnels. Il constitue la base pour prendre des mesures ciblées afin de renforcer vos processus financiers.

Excel, SAP, Abacus et bexio sont des marques déposées de leurs propriétaires respectifs.