Le « fossé de la numérisation » : quand l'automatisation des processus stagne dans le département financier

La pression pour la numérisation dans les départements financiers est forte. La direction attend des processus plus efficaces et des analyses plus rapides. Parallèlement, des études révèlent un fossé significatif entre cette exigence et la réalité de nombreuses PME suisses. La question de savoir si l'automatisation en vaut la peine devient plus pressante. Une analyse coût-bénéfice de l'automatisation est cruciale, mais la question de savoir comment démarrer l'automatisation financière PME reste souvent sans point de départ clair.

Le fossé entre l'ambition et la réalité

Une étude de PwC et de la WHU confirme cette image pour la région DACH. Bien que 71 % des CFO interrogés accordent une priorité élevée ou très élevée à la numérisation, seuls 20 % environ estiment que leur propre département est « fortement numérisé » (PwC 2026). Cet écart n'est pas un hasard. Il est le résultat d'obstacles concrets dans le quotidien opérationnel.

Les principales raisons de la lenteur de la mise en œuvre sont le manque de stratégies de numérisation formalisées et une pénurie de personnel spécialisé. Les tâches quotidiennes, la clôture mensuelle et le reporting courant ne laissent souvent aucune place aux grands projets stratégiques. Les spécialistes disponibles sont souvent fortement sollicités.

Les grandes stratégies échouent face à la pratique

La tentative de faire avancer la numérisation avec un plan directeur global est souvent vouée à l'échec. De tels projets sont complexes, coûteux et mobilisent sur une longue période des ressources qui manquent dans les activités quotidiennes. L'introduction d'un nouveau système ERP ou d'une grande plateforme de Business Intelligence peut prendre des années et comporte des risques considérables.

Pendant ce temps, le travail de fond ne s'arrête pas. Le département financier doit continuer à établir les clôtures mensuelles, trimestrielles et annuelles. Il doit décompter la taxe sur la valeur ajoutée et fournir des chiffres fiables à la direction. Dans de très nombreuses entreprises, ces tâches principales reposent sur une chaîne d'étapes manuelles : exportation des données depuis l'ERP, traitement dans Excel, création de rapports et enfin saisie manuelle dans les portails de déclaration. Cette chaîne est source d'erreurs et prend beaucoup de temps.

L'approche pragmatique : du problème à la solution

Une voie plus pragmatique inverse la perspective. Au lieu de chercher le grand plan, on commence par le problème concret et opérationnel. La question centrale n'est pas : « Comment numériser l'ensemble du département financier ? » Elle est : « Quel processus unique et répétitif nous coûte le plus de temps et d'énergie ? »

L'automatisation dans la comptabilité ne doit pas se faire en une seule grande étape. Elle peut être mise en œuvre progressivement, en commençant par des tâches de routine simples et basées sur des règles (Diamant Software 2024). L'accent est mis sur l'automatisation de la couche Excel qui se situe entre le système ERP et les rapports finaux. Le système ERP lui-même n'est pas remplacé. Il reste la source principale pour toutes les données comptables.

Un bon point de départ est un processus manuel existant. Son automatisation libère des ressources. L'équipe gagne du temps qu'elle peut consacrer à des tâches plus exigeantes comme les analyses ou l'amélioration des contrôles internes. Ce premier succès crée la base et l'acceptation pour les étapes suivantes.

Comment identifier le bon processus

Le choix du premier processus à automatiser est décisif pour le succès. Chaque procédure manuelle n'est pas un bon candidat. L'analyse doit se baser sur des critères objectifs pour déterminer le bénéfice immédiat le plus important.

Les questions suivantes aident à l'identification :

• Fréquence : à quelle fréquence le processus est-il exécuté ? Les tâches quotidiennes ou hebdomadaires ont souvent un potentiel d'automatisation plus élevé que les travaux purement trimestriels.
• Effort manuel : combien d'heures-personnes le processus mobilise-t-il à chaque exécution ? Un processus qui dure huit heures par mois est un meilleur candidat qu'un autre qui ne nécessite que 30 minutes.
• Propension aux erreurs : à quelle fréquence les saisies manuelles ou les actions de « copier-coller » entraînent-elles des erreurs nécessitant une correction fastidieuse ? Des taux d'erreur élevés sont un indice fort d'un besoin d'automatisation.
• Degré de standardisation : le processus suit-il toujours les mêmes règles, clairement définies ? Les décisions créatives ou intuitives sont difficiles à automatiser. Les déroulements basés sur des règles sont idéaux.
• Base de données : le processus repose-t-il sur des données structurées, par exemple une exportation standard du système ERP ? Des données non structurées ou des formats changeants compliquent l'automatisation.

L'automatisation comme réponse à la pénurie de personnel qualifié

L'automatisation ciblée des processus est plus qu'un simple projet d'efficacité. C'est une réponse stratégique à la pénurie croissante de personnel qualifié. Les contrôleurs de gestion et les experts financiers bien formés sont difficiles à trouver. Il est donc judicieux, d'un point de vue économique, de ne pas mobiliser leur temps avec des tâches de routine répétitives.

La pénurie de personnel qualifié augmente la pression sur les entreprises pour qu'elles automatisent davantage leurs processus (finanzwelt 2026). Les déroulements automatisés peuvent prendre en charge des tâches qui étaient jusqu'à présent effectuées manuellement. Ils travaillent rapidement, avec précision et 24 heures sur 24. Cela ne soulage pas seulement les collaborateurs actuels, mais rend également l'entreprise plus résiliente face aux pénuries de personnel. La capacité libérée des spécialistes peut être utilisée pour des activités à plus forte valeur ajoutée, comme l'interprétation d'indicateurs clés ou le conseil stratégique à la direction.

Ce que vous pouvez faire ce mois-ci

Le premier pas vers l'automatisation ne nécessite ni conseil externe ni budget. Il exige simplement la volonté de remettre en question de manière critique sa propre façon de travailler. Vous pouvez déjà créer une base solide pour une décision éclairée dans les semaines à venir.

Commencez par un simple état des lieux. Parlez avec les collaborateurs de votre équipe qui préparent la clôture mensuelle ou le reporting. Demandez directement : quel est le processus manuel le plus fastidieux ? Où se produisent le plus d'erreurs ?

Choisissez le processus qui est le plus souvent mentionné. Documentez-le en détail, étape par étape. Notez chaque clic, chaque formule Excel utilisée et chaque ajustement manuel. Rédigez un mode d'emploi simple, comme si vous formiez une nouvelle personne.

Estimez le temps nécessaire pour ce processus unique. Mesurez le temps lors de la prochaine exécution ou estimez-le sur la base de l'expérience. Multipliez cette valeur par la fréquence annuelle. Le résultat est une première indication tangible du bénéfice potentiel d'une automatisation. Ce chiffre constitue la base de toute discussion ultérieure.

Excel est une marque déposée de Microsoft Corporation.