Welche Excel-Prozesse sich zu automatisieren lohnen

Neue Werkzeuge zur Prozessanalyse im Controlling versprechen, aufzuzeigen, welche repetitiven Aufgaben in Excel sich für eine Automatisierung eignen. Für Finanzteams in KMU stellt sich damit die Frage neu: Welche Excel-Prozesse zu automatisieren lohnt sich wirklich? Die Antwort darauf ist selten eine rein technische. Eine Zählung von Klicks und wiederholten Schritten ist ein wertvoller erster Hinweis. Die eigentliche Kosten-Nutzen-Analyse beginnt jedoch erst danach. Sie sollte den betriebswirtschaftlichen Kontext, die Fehleranfälligkeit und die strategische Bedeutung eines Prozesses einbeziehen. Dieser Artikel bietet eine Anleitung für diese umfassende Bewertung.

Was Process Mining in Excel heute kann

Die Technologie des Process Mining wird zugänglicher. Grosse Anbieter integrieren sie direkt in die Werkzeuge, die Finanzteams täglich nutzen. Microsoft Power Automate beispielsweise enthält Funktionen zur Prozessanalyse. Diese helfen Unternehmen, ihre tatsächlichen Abläufe zu verstehen und Potenziale zur Verbesserung und Automatisierung zu identifizieren (Microsoft Learn 2026). Das Werkzeug zeichnet dazu die Arbeitsschritte der Benutzer auf, von Klicks über Dateneingaben bis zum Kopieren und Einfügen zwischen verschiedenen Applikationen.

Aus diesen Aufzeichnungen entsteht eine datengestützte Landkarte der gelebten Prozesse. Sie zeigt auf, welche Aufgaben am häufigsten wiederholt werden und wie viel Zeit sie in Anspruch nehmen. Für das Controlling ist dies eine neue und objektive Grundlage, um über Effizienz zu sprechen. Anstelle von Schätzungen und Bauchgefühl kann die Analyse konkrete Zahlen liefern. Sie kann Engpässe und Umwege sichtbar machen, die im Arbeitsalltag oft als normal hingenommen werden. Damit ist ein erster, wichtiger Schritt getan: Das Bewusstsein für den Status quo ist geschärft.

Die Grenzen der reinen Datenanalyse

Ein Werkzeug zur Prozessanalyse liefert eine quantitative Auswertung. Es kann jedoch nicht den betriebswirtschaftlichen Kontext bewerten. Ein Report, dessen Erstellung viele manuelle Schritte erfordert, ist ein offensichtlicher Kandidat für eine Automatisierung. Die Anzahl der Klicks allein ist jedoch kein ausreichendes Kriterium für eine Investitionsentscheidung. Die Maschine versteht nicht, warum ein Prozess existiert und welchen Zweck er im Unternehmen erfüllt.

Die Analyse-Software kann die Fehleranfälligkeit eines manuellen Prozesses nicht beziffern. Ein Tippfehler in einer internen Notiz hat andere Konsequenzen als ein Zahlendreher in der an den Verwaltungsrat gelieferten Erfolgsrechnung. Ebenso wenig kann das Werkzeug die strategische Wichtigkeit eines schnelleren Monatsabschlusses verstehen. Der Wert, drei Tage früher verlässliche Zahlen zu haben, um fundierter zu entscheiden, lässt sich nicht in Klicks messen. Eine zielführende Analyse bezieht diese qualitativen Faktoren mit ein.

Eine Methodik zur Kosten-Nutzen-Analyse

Eine solide Entscheidung für oder gegen eine Automatisierung stützt sich auf eine strukturierte Analyse. Diese kombiniert die quantitativen Daten aus einem Tool mit der qualitativen Bewertung durch das Finanzteam. Die folgende Methodik hat sich in der Praxis bewährt.

• Schritt 1: Prozessinventur. Erstellen Sie eine Liste der wesentlichen wiederkehrenden Aufgaben, die rund um Ihr ERP-System in Excel stattfinden. Typische Beispiele sind die Aufbereitung von Rohdatenexporten, die Konsolidierung von Tochtergesellschaften, die Erstellung von Abweichungsanalysen oder die Vorbereitung der Mehrwertsteuerabrechnung.
• Schritt 2: Quantitative Analyse. Schätzen Sie für diese Aufgaben den monatlichen Zeitaufwand. Falls Sie ein Process-Mining-Werkzeug nutzen, können Sie hier präzise Messwerte einsetzen. Ordnen Sie die Liste nach dem höchsten Zeitaufwand.
• Schritt 3: Qualitative Bewertung. Bewerten Sie nun diese Prozesse anhand von betriebswirtschaftlichen Kriterien. Wie hoch ist das Risiko für manuelle Fehler? Wie kritisch sind diese Fehler? Welchen strategischen Nutzen hätte eine Beschleunigung des Prozesses? Gibt es Abhängigkeiten zu anderen Berichten in der Kette vom ERP bis zur Ablage?
• Schritt 4: Priorisierung. Kombinieren Sie die Ergebnisse. Ein Prozess mit hohem Zeitaufwand, hoher Fehleranfälligkeit und hohem strategischem Nutzen ist ein erstklassiger Kandidat für eine Automatisierung. Ein zeitaufwändiger, aber unkritischer Prozess hat eine tiefere Priorität. Das Ziel ist die Automatisierung des wirtschaftlich sinnvollsten Prozesses. Dieser ist nicht zwingend der technisch einfachste.

Wann eine Automatisierung nicht die Lösung ist

Eine Automatisierung ist nicht für jeden Prozess die richtige Antwort. Es gibt Situationen, in denen die manuelle Bearbeitung in Excel die bessere Lösung bleibt. Eine ehrliche Beurteilung schliesst auch diese Möglichkeit mit ein. Ein Projekt zur Automatisierung sollte nur dort gestartet werden, wo der Nutzen die Kosten für die Erstellung und die laufende Wartung klar übersteigt.

Prozesse, die sich häufig ändern, eignen sich schlecht für eine starre Automatisierung. Wenn die Anforderungen an einen Bericht regelmässig neu definiert werden, ist die Flexibilität von Excel ein Vorteil. In einem solchen Fall muss zuerst der Prozess selbst stabilisiert werden. Auch sehr selten durchgeführte Aufgaben, etwa für einen speziellen Jahresendreport, rechtfertigen den Aufwand einer Automatisierung oft nicht. Schliesslich gibt es Schritte, die menschliches Urteilsvermögen erfordern. Die Automatisierung sollte die mechanische Datenaufbereitung übernehmen, damit sich der Controller auf die Analyse und Interpretation konzentrieren kann. Sie ersetzt nicht das Denken.

Was Sie diesen Monat tun können

Sie benötigen keine spezielle Software, um mit der Analyse zu beginnen. Die wertvollste Quelle ist das Wissen Ihres Finanzteams. Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit und führen Sie eine einfache Prozessinventur für den letzten Monatsabschluss durch. Listen Sie die zehn wiederkehrendsten Aufgaben auf, die in Excel erledigt werden.

Schätzen Sie für diese Aufgaben den ungefähren Zeitaufwand pro Monat. Seien Sie dabei realistisch. Markieren Sie anschliessend die drei Aufgaben, die am häufigsten zu Stress, Korrekturschlaufen oder Diskussionen über die Datenqualität führen. Diese einfache, priorisierte Liste ist eine gute Grundlage für weitere Entscheidungen. Sie dokumentiert die realen Schmerzpunkte und den potenziellen Hebel einer Verbesserung.

Ein solcher Ansatz, der auf einem konkreten Fall aufbaut, ist auch eine Grundlage für die Zusammenarbeit mit einem externen Partner. Skopa beispielsweise beginnt ein Projekt mit der Analyse eines realen Prozesses. So lässt sich beurteilen, ob sich eine Automatisierung lohnt und ihr Wert im Voraus beziffern (Skopa 2026). Ein Bau erfolgt auf der Grundlage dieses klar definierten Nutzens. Ob intern oder extern, der erste Schritt ist eine ehrliche Bestandsaufnahme.

Microsoft, Excel und Power Automate sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation.