Die Automatisierungs-Checkliste: Welche Excel-Prozesse sich lohnen

Die Frage für viele Finanzteams in Schweizer KMU ist nicht mehr, ob sie automatisieren sollen. Die Frage ist, wo sie anfangen sollen. Der Monatsabschluss ist abgeschlossen, die Berichte sind erstellt. Doch die wiederkehrenden Routinen in Excel bleiben eine Quelle für manuellen Aufwand und potenzielle Fehler. Eine fundierte Kosten-Nutzen-Analyse zur Automatisierung ist notwendig, um die richtigen Prioritäten zu setzen. Eine strukturierte Prozessautomatisierung-Potenzialanalyse hilft, objektiv zu entscheiden, welche Excel-Prozesse Sie zuerst automatisieren sollten. Dieser Artikel bietet dafür eine Checkliste mit vier Kriterien.

Der Ausgangspunkt: Eine Inventur Ihrer Excel-Routinen

Bevor eine Bewertung stattfinden kann, braucht es eine Übersicht. Erstellen Sie eine vollständige Liste aller wiederkehrenden Aufgaben, die Ihr Team in Excel durchführt. Dazu gehören typischerweise die Vorbereitung des Monatsreportings, die Liquiditätsplanung, die Konsolidierung von Budgetdaten oder die Aufbereitung von Zahlen für die Mehrwertsteuerabrechnung. Jeder Prozess, der regelmässig wiederkehrt, ist ein Kandidat.

Beschreiben Sie jeden Prozess stichwortartig. Was ist der Auslöser, zum Beispiel ein Datenexport aus dem ERP-System? Welche manuellen Schritte folgen darauf – Daten kopieren, formatieren, ergänzen, validieren? Was ist das finale Ergebnis, ein Bericht für die Geschäftsleitung oder eine Datei für eine Behörde? Diese Bestandsaufnahme ist die Grundlage für eine systematische Analyse und Entscheidung.

Kriterium 1: Die Häufigkeit des Prozesses

Die Frequenz einer Aufgabe ist ein naheliegender erster Anhaltspunkt. Ein Prozess, der täglich ausgeführt wird, birgt ein grösseres kumulatives Einsparpotenzial als eine Aufgabe, die nur einmal im Quartal anfällt. Die Automatisierung zielt darauf ab, Zeit einzusparen und Fehler zu reduzieren, insbesondere bei Aufgaben, die einer bestimmten Logik folgen und sich wiederholen (Excelhero 2023). Je häufiger die Wiederholung, desto grösser ist der Hebel der Automatisierung.

Betrachten Sie jedoch nicht nur die Frequenz, sondern den gesamten Zeitaufwand. Eine wöchentliche Aufgabe, die vier Stunden in Anspruch nimmt, ist ein gewichtigerer Kandidat als eine tägliche Routine von zehn Minuten. Multiplizieren Sie den geschätzten Zeitaufwand pro Ausführung mit der Anzahl der Ausführungen pro Jahr. So erhalten Sie eine vergleichbare Kennzahl für den manuellen Aufwand jedes Prozesses. Diese Berechnung objektiviert die Diskussion und lenkt den Fokus auf die grössten Zeitfresser.

Kriterium 2: Die Fehleranfälligkeit und ihre Folgen

Manuelle Datenverarbeitung in Excel ist fehleranfällig. Ein falscher Klick, eine übersehene Zeile beim Kopieren oder eine fehlerhafte Formel können die Integrität der Daten beeinträchtigen. Besonders kritisch werden solche Prozesse, wenn Daten regelmässig manuell aus anderen Systemen, wie einem ERP-System, übertragen, kopiert und ergänzt werden (Kärcher 2026). Diese Schnittstellen sind oft die schwächsten Glieder in der Kette vom ERP-Export zum finalen Bericht.

Bewerten Sie nicht nur die Wahrscheinlichkeit eines Fehlers, sondern auch dessen potenzielle Konsequenzen. Ein Fehler in einem internen Controlling-Bericht ist ärgerlich und erfordert Korrekturen. Ein Fehler in der Mehrwertsteuerabrechnung oder im Jahresabschluss kann hingegen finanzielle und rechtliche Folgen haben. Prozesse mit hohem Risiko und gravierenden Auswirkungen sind vorrangige Kandidaten für eine Automatisierung, da diese die Prozesssicherheit entscheidend erhöht.

Ein bekanntes Beispiel aus Grossbritannien illustriert die Risiken technischer Limitierungen. Dort wurden durch die Verwendung veralteter Excel-Vorlagen (.XLS) zur Erfassung von COVID-Infektionen fast 16’000 Fälle nicht erfasst, weil die maximale Zeilenanzahl der Tabellen erreicht war (Zühlke 2021). Dies zeigt, wie schnell technische Beschränkungen oder menschliches Versehen zu signifikantem Datenverlust und falschen Entscheidungsgrundlagen führen können. Ein automatisierter Prozess hätte dieses Limit erkennen oder umgehen können.

Kriterium 3: Die Komplexität und der Standardisierungsgrad

Ein Prozess muss einer klaren Logik folgen, um automatisiert werden zu können (Excelhero 2023). Aufgaben, die bei jeder Ausführung menschliches Urteilsvermögen oder kreative Problemlösungen erfordern, eignen sich nicht für eine einfache Automatisierung. Es ist wichtig, zwischen komplizierten und komplexen Prozessen zu unterscheiden. Ein komplizierter Prozess kann viele definierte Schritte haben und ist oft ein idealer Kandidat. Ein komplexer Prozess hingegen ist von unvorhersehbaren Variablen und Entscheidungen geprägt.

Der Grad der Standardisierung ist entscheidend. Läuft der Prozess bei jeder Ausführung exakt gleich ab? Oder passt ein Mitarbeiter die Schritte je nach Situation intuitiv an? Ein Prozess, der bereits gut dokumentiert ist und nach festen Regeln abläuft, lässt sich leichter und schneller automatisieren. Ist ein Prozess nicht standardisiert, muss dieser Schritt vor einer Automatisierung erfolgen. Die Definition fester Regeln ist oft bereits ein grosser Teil der Prozessoptimierung.

Moderne Werkzeuge erweitern die Möglichkeiten. So kann die Automatisierung von Excel-Aufgaben durch Robotic Process Automation (RPA) auch ohne eine installierte Excel-Version auf dem ausführenden System erfolgen (Automation Anywhere 2026). Dies erleichtert die Integration in übergeordnete Geschäftsprozesse, bei denen Daten zwischen verschiedenen Applikationen – zum Beispiel dem ERP, einem CRM und Excel – ausgetauscht werden, ohne dass ein Mitarbeiter manuell eingreifen muss.

Kriterium 4: Der strategische Wert des Ergebnisses

Das letzte Kriterium bewertet den Nutzen des Prozessergebnisses. Dient der Excel-Bericht lediglich der Ablage oder ist er eine zentrale Grundlage für wichtige unternehmerische Entscheidungen? Die Automatisierung eines Prozesses, der eine kritische Kennzahl für die Geschäftsleitung liefert, hat einen höheren strategischen Wert als die Automatisierung einer reinen Verwaltungsaufgabe.

Der wahre Wert der Automatisierung liegt oft nicht nur in der Zeitersparnis. Er liegt in der Freisetzung von Kapazitäten für höherwertige Tätigkeiten. Wenn die Erstellung des wöchentlichen Liquiditätsforecasts automatisiert wird, kann sich der Controller auf die Analyse der Zahlen, die Kommentierung von Abweichungen und die Erarbeitung von Handlungsempfehlungen konzentrieren. Die Finanzabteilung wandelt sich so vom reinen Zahlenlieferanten zum strategischen Partner der Geschäftsleitung.

Priorisieren Sie daher Prozesse, deren Automatisierung es Ihrem Team ermöglicht, sich stärker auf Analyse und Beratung zu fokussieren. Die eingesparte Zeit wird so nicht nur zu einem Effizienzgewinn, sondern zu einer Investition in die Qualität Ihrer Finanzfunktion und die Steuerung des Unternehmens.

Ihre nächsten Schritte zur Potenzialanalyse

Mit diesen vier Kriterien können Sie nun eine systematische Bewertung Ihrer Excel-Prozesse vornehmen. Dieses Vorgehen schafft eine objektive und nachvollziehbare Entscheidungsgrundlage. Es überführt das allgemeine Bedürfnis nach Automatisierung in einen konkreten, priorisierten Plan.

• Erstellen Sie eine einfache Matrix, zum Beispiel in Excel.
• Listen Sie Ihre identifizierten, wiederkehrenden Prozesse in den Zeilen auf.
• Tragen Sie die vier Kriterien – Häufigkeit/Aufwand, Fehleranfälligkeit/Risiko, Standardisierungsgrad und strategischer Wert – als Spaltenüberschriften ein.
• Bewerten Sie jeden Prozess für jedes Kriterium auf einer einheitlichen Skala, zum Beispiel von 1 (tief) bis 5 (hoch).
• Die Summe der Punkte pro Prozess ergibt eine Rangliste. Der Prozess mit der höchsten Punktzahl ist Ihr aussichtsreichster Startpunkt für eine Automatisierung.

Diese Analyse ist mehr als nur eine Übung. Sie ist ein internes Strategiedokument für die Weiterentwicklung Ihrer Finanzprozesse. Es zeigt klar auf, wo die grössten Hebel für Effizienz- und Qualitätssteigerungen liegen. Mit dieser datengestützten Priorisierung können Sie gezielt die Initiative ergreifen und den grösstmöglichen Nutzen für Ihr Unternehmen realisieren.

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