Ihr ERP hat eine API – und jetzt?

Der Monatsabschluss steht an. Die Daten aus dem ERP-System müssen aufbereitet werden. Ihr ERP-Anbieter hat kürzlich eine neue API-Schnittstelle vorgestellt. Diese verspricht einen direkten und einfachen Zugang zu den Finanzdaten. Viele Finanzteams fragen sich daher, wie sie diese ERP-Schnittstelle für das Reporting nutzen können. Die Erwartung ist, den ERP-Export nach Excel für den Monatsbericht zu automatisieren. In der Praxis zeigt sich jedoch oft, dass die Arbeit mit dem Datenexport erst beginnt.

Die API – Ein technischer Zugang, kein fertiger Bericht

Eine API (Application Programming Interface) ist eine Programmierschnittstelle. Sie erlaubt zwei Systemen, miteinander zu kommunizieren und Daten auszutauschen. Man kann sie sich als eine Steckdose für Daten vorstellen. Das ERP-System stellt die Daten bereit, und eine andere Anwendung kann diese Daten abrufen. Dieser Austausch erfolgt in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format. Die API von bexio etwa nutzt das JSON-Format für den Datenaustausch über sogenannte RESTful-Endpunkte (bexio 2021).

Diese Rohdaten sind jedoch kein fertiger Finanzbericht. Sie sind eine lange Liste von Buchungssätzen, Kontensalden oder offenen Posten. Die Daten sind technisch korrekt, aber betriebswirtschaftlich noch nicht aussagekräftig. Die Logik zur Erstellung eines Management-Reports, einer Liquiditätsplanung oder einer Konsolidierung ist darin nicht enthalten. Die Verantwortung des ERP-Anbieters endet in der Regel mit der Bereitstellung dieser Rohdaten.

Die Lücke zwischen Rohdaten und fertigem Bericht

Nach dem Export der Daten beginnt die eigentliche Arbeit des Controllings. Die Rohdaten müssen in die vertraute Excel-Umgebung importiert werden. Dort werden sie bereinigt, validiert und transformiert. Kontenpläne müssen zugeordnet, Kostenstellen verteilt und Abgrenzungen gebucht werden. Oft müssen Daten aus mehreren Quellen – dem ERP, dem CRM, einer separaten Lohnbuchhaltung – zusammengeführt werden.

Diese manuelle Bearbeitung in Excel ist fehleranfällig und zeitintensiv. Eine Studie zeigt, dass über 40 % der Schweizer KMU nach wie vor Excel für Teile ihrer Buchhaltung einsetzen (Run my Accounts AG 2025). Diese Excel-Schicht um das ERP-System herum ist oft komplex und nur von wenigen Personen im Unternehmen vollständig verstanden. Sie bildet ein kritisches, aber fragiles Glied in der Kette des Berichtswesens. Jede Änderung im ERP-System oder in den Berichtsanforderungen kann diese Kette unterbrechen.

Werkzeuge zur Überbrückung der Lücke

Es gibt verschiedene Werkzeuge, um die manuelle Datenaufbereitung zu reduzieren. Business-Intelligence-Lösungen wie Microsoft Power BI oder Tableau sind verbreitet. Sie können sich direkt mit ERP-Datenbanken oder APIs verbinden. Mit Werkzeugen wie Power Query in Excel lassen sich Transformationsschritte automatisieren. Der Anwender baut ein Datenmodell und definiert, wie die Rohdaten zu Berichten verarbeitet werden.

Der Einsatz solcher Werkzeuge ist ein wichtiger Schritt. Er ersetzt jedoch nicht die Notwendigkeit, die Logik selbst zu erstellen und zu pflegen. Das Finanzteam wird zum Entwickler und Betreuer von Datenmodellen und Abfragen. Dies erfordert spezifisches technisches Wissen und bindet Ressourcen. Die Automatisierung ist auf das Werkzeug beschränkt und deckt oft nicht den gesamten Prozess von der Datenbeschaffung bis zur Verteilung der fertigen Berichte ab.

Initiativen zur Standardisierung von APIs zielen darauf ab, den Datenaustausch zu vereinfachen. Der Verband Swiss Fintech Innovations etwa fördert gemeinsame Standards für APIs in der Finanzindustrie (Swiss Fintech Innovations 2018). Solche Harmonisierungen sind wertvoll. Sie erleichtern den technischen Zugriff auf die Daten. Das grundlegende Problem lösen sie aber nicht: Die aufbereiteten Daten müssen weiterhin in eine betriebswirtschaftlich sinnvolle Form gebracht werden.

Was vollständige Automatisierung im Berichtswesen bedeutet

Vollständige Automatisierung geht über den reinen Datenexport und die Bereitstellung von Werkzeugen hinaus. Sie betrachtet den gesamten Prozess als eine geschlossene Kette. Der Prozess beginnt beim Export aus dem ERP und endet mit dem validierten, versandfertigen Bericht. Eine Automatisierungslösung übernimmt dabei nicht nur den Datentransport, sondern auch die gesamte Verarbeitungslogik.

Dies umfasst die Validierung der Quelldaten, die Transformation gemäss den Geschäftsregeln des Unternehmens und die Erstellung der finalen Auswertungen. Die Lösung ist kein Baukasten, sondern ein betreuter Prozess. Änderungen im Kontenplan, neue Gesellschaften oder angepasste Berichtsanforderungen werden in der Automationslogik nachgeführt. Das Ziel ist nicht, dem Finanzteam ein weiteres Werkzeug zu geben, sondern ihm die wiederkehrende, manuelle Arbeit abzunehmen.

Ein solcher Ansatz ersetzt das ERP-System nicht. Er setzt darauf auf und automatisiert die Excel-Schicht, die es umgibt. Die Hoheit über die Finanzdaten und die Buchführung verbleibt vollständig beim Unternehmen und seinem ERP. Die Automatisierung schafft eine robuste und nachvollziehbare Brücke zwischen den Rohdaten und den entscheidungsrelevanten Informationen für das Management.

Konkrete Schritte für Ihr Berichtswesen diesen Monat

Sie müssen nicht auf eine grosse IT-Initiative warten, um Klarheit zu schaffen. Sie können bereits diesen Monat beginnen, Ihr Berichtswesen für eine Automatisierung vorzubereiten. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, den Status quo zu erfassen und die Anforderungen zu definieren.

• Dokumentieren Sie den Ist-Prozess: Zeichnen Sie den Weg der Daten vom ERP-Export bis zum fertigen Bericht auf. Welche manuellen Schritte führen Sie in Excel durch? Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich? Welche Dateien werden verwendet?
• Prüfen Sie Ihre Datenquellen: Fordern Sie bei Ihrem ERP-Anbieter die technische Dokumentation der API an. Klären Sie, welche Datenfelder genau zur Verfügung stehen. Entsprechen diese Daten Ihren Anforderungen für das Reporting?
• Definieren Sie den Soll-Zustand: Entwerfen Sie den idealen Zielbericht. Welche Kennzahlen (KPIs) sind für die Steuerung des Unternehmens wirklich relevant? Wer sind die Empfänger der Berichte und welche Informationen benötigen sie?
• Quantifizieren Sie den manuellen Aufwand: Schätzen Sie die Zeit, die Ihr Team jeden Monat für die manuelle Erstellung der Berichte aufwendet. Diese Zahl bildet eine solide Grundlage für die Bewertung von Automatisierungslösungen.

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