Vom ERP-Export zum Monatsbericht: Prozessautomatisierung statt Aufgabenhilfe

Der Monatsabschluss folgt einem festen Rhythmus. Der Druck auf Finanzteams wächst, schneller und präziser zu sein. Die Daten stammen aus dem ERP-System. Der Weg vom ERP-Export zum fertigen Monatsbericht führt oft durch eine Reihe von Excel-Dateien. Diese manuelle Kette von Arbeitsschritten ist anfällig für Fehler und verbraucht wertvolle Zeit. Die Automatisierung dieses Prozesses vom ERP-Export zum Monatsbericht ist daher ein zentrales Anliegen vieler Finanzabteilungen. Neue KI-Assistenten wie Microsoft Copilot versprechen hier Unterstützung. Sie sind für bestimmte Aufgaben nützlich, lösen aber nicht das Kernproblem der Prozesssicherheit und Nachvollziehbarkeit.

Die Grenzen von KI-Assistenten im Finanzalltag

Ein KI-Assistent ist ein Werkzeug zur Bearbeitung einzelner, isolierter Aufgaben. Er kann auf Anweisung eine E-Mail zusammenfassen, einen Textentwurf erstellen oder eine komplexe Excel-Formel vorschlagen. Seine Stärke liegt in der sprachlichen und kontextuellen Verarbeitung von Informationen für eine spezifische, einmalige Anfrage. Im Controlling kann er helfen, eine Grafik für eine Präsentation zu erstellen oder einen ersten Entwurf für einen Kommentar zu den Umsatzzahlen zu formulieren. Die Interaktion ist dialogbasiert. Der Mensch gibt eine Anweisung, die Maschine liefert ein Ergebnis.

Diese Werkzeuge automatisieren jedoch keine ganzen Prozesse. Ein Assistent wie Copilot hat kein Gedächtnis für den gesamten Ablauf des Berichtswesens. Er weiss nicht, welche manuelle Korrektur im Vormonat nötig war oder warum eine bestimmte Kontengruppe speziell behandelt werden muss. Er bietet keine Gewähr, dass die gleichen Schritte bei jedem Abschluss in der exakt gleichen Reihenfolge und auf die exakt gleiche Weise ausgeführt werden. Viele Schritte erfordern eine neue manuelle Anweisung und eine anschliessende sorgfältige Kontrolle durch einen Menschen. Die Verantwortung für die Korrektheit des Gesamtergebnisses bleibt somit weitgehend beim Anwender.

Zudem agiert ein KI-Assistent oft als «Black Box». Er schlägt eine Lösung vor, zum Beispiel eine Formel. Er erklärt aber nicht zwingend die betriebswirtschaftliche Logik dahinter oder prüft sie gegen Rechnungslegungsstandards. Die vorgeschlagenen Lösungen sind statistisch wahrscheinlich, aber nicht zwangsläufig korrekt im Sinne der Finanzlogik. Für einen prüfungssicheren Abschluss ist dies keine ausreichende Grundlage.

Die Aufgabe versus der Prozess

Für eine klare Einordnung ist die Unterscheidung zwischen einer Aufgabe und einem Prozess entscheidend. Eine Aufgabe ist ein einzelner, isolierter Arbeitsschritt. Beispiele sind das Formatieren einer Tabelle, das Summieren einer Spalte oder das Erstellen einer Pivot-Tabelle. Solche Aufgaben können gut von einem KI-Assistenten unterstützt werden.

Ein Prozess ist hingegen die Gesamtheit aller Schritte, die notwendig sind, um ein wiederkehrendes Geschäftsergebnis zu erzielen – wie den validierten Monatsbericht. Dieser Prozess beginnt mit dem Datenexport und endet mit dem fertigen Reporting-Paket. Er umfasst viele einzelne Aufgaben, die in einer festen Reihenfolge und Abhängigkeit zueinander stehen.

Prozessautomatisierung ist die Anwendung von Technologien zur Ausführung wiederkehrender, regelbasierter Aufgaben mit minimalem menschlichen Eingreifen (Haufe Akademie 2025). Das Ziel ist, Prozesse effizienter, schneller und vor allem fehlerfreier zu gestalten. Die Automatisierung legt den Ablauf einmal fest und führt ihn dann wiederholt auf die gleiche Weise aus. Die Regeln sind explizit definiert. Beispiele für solche Regeln im Finanzkontext sind die Zuordnung von Kostenstellen, die Anwendung von Verteilungsschlüsseln oder die Konsolidierung von Tochtergesellschaften.

Manuelle Prozesse, auch wenn sie von KI-Assistenten unterstützt werden, bleiben fehleranfällig. Der Mensch ist die Schnittstelle zwischen den einzelnen Aufgaben. Das Kopieren von Daten, das Anpassen von Formeln oder das Konsolidieren von Tabellen von Hand birgt erhebliche Risiken. Die Verwendung von Excel für geschäftskritische Vorgänge ist eine bekannte Ursache für Betriebsstörungen. Ein bekannter Fall aus dem Jahr 2020 zeigte, wie 16'000 COVID-Infektionen übersehen wurden, weil die verwendete XLS-Vorlage technische Beschränkungen hatte und Daten manuell zusammengeführt wurden (Zühlke 2021). Solche Fehler entstehen an den manuellen Schnittstellen, die auch bei der Nutzung von KI-Assistenten bestehen bleiben.

Was eine durchgehende Prozessautomatisierung leistet

Eine echte Prozessautomatisierung kann die manuelle Kette von Aufgaben ersetzen. Sie schafft eine direkte, robuste und nachvollziehbare Verbindung vom ERP-Export bis zum finalen Bericht. Die Logik des gesamten Prozesses wird einmal sorgfältig analysiert, definiert und in einer Automationslösung abgebildet. Diese Lösung führt dann bei jedem Abschluss die definierten Schritte selbstständig und in der korrekten Reihenfolge aus.

Das System holt die Daten direkt aus dem ERP-Export oder über eine Schnittstelle. Es bereinigt und transformiert sie nach den festgeschriebenen Regeln. Es führt die definierten Berechnungen durch, konsolidiert Informationen aus verschiedenen Quellen und erstellt die finalen Berichte im gewünschten Format. Das Ergebnis ist bei gleichem Input reproduzierbar und konsistent. Abweichungen sind dann auf veränderte Quelldaten zurückzuführen, nicht auf den Prozess selbst.

Ein entscheidender Vorteil ist die Prüfbarkeit. Jeder Lauf der Automatisierung wird dokumentiert. So bleibt nachvollziehbar, welche Daten verwendet, welche Regeln angewendet und welche Ergebnisse erzeugt wurden. Dies schafft eine Transparenz, die bei einem manuellen Prozess in Excel nur schwer zu erreichen ist. Die Finanzabteilung kann gegenüber der Geschäftsleitung, dem Verwaltungsrat und den Revisoren die Korrektheit ihrer Zahlen besser belegen.

Eine solche Automatisierung ersetzt nicht das ERP-System. Sie ersetzt die fehleranfällige und zeitintensive Excel-Schicht, die viele Finanzteams um ihr ERP herum aufgebaut haben. Die Controller und der CFO werden von repetitiven, fehleranfälligen Aufgaben entlastet. Sie können ihre Zeit für die Analyse der Zahlen, die Kommentierung der Geschäftsentwicklung und die strategische Steuerung des Unternehmens nutzen. Der Fokus verschiebt sich von der Datenerstellung zur Datenanalyse.

Wann ist ein KI-Assistent die richtige Wahl?

Ein KI-Assistent ist kein Ersatz für eine Prozessautomatisierung im Berichtswesen. Er ist aber ein wertvolles Werkzeug für andere Anwendungsfälle. Seine Stärken liegen dort, wo Flexibilität, Kreativität und Exploration gefragt sind, nicht starre Wiederholbarkeit und hohe Genauigkeit.

Copilot und ähnliche Werkzeuge sind die richtige Wahl für einmalige oder explorative Aufgaben. Dazu gehören die schnelle Analyse eines unbekannten Datensatzes, um erste Muster zu erkennen. Sie eignen sich für das Brainstorming von neuen Kennzahlen (KPIs) oder das Entwerfen von Texten für einen Geschäftsbericht. Auch bei der Vorbereitung einer internen Präsentation, bei der verschiedene Darstellungsformen für Daten ausprobiert werden, kann ein Assistent die Arbeit beschleunigen.

Wenn der Weg zum Ergebnis nicht vordefiniert ist oder sich ständig ändert, ist ein KI-Assistent ein nützlicher Helfer. Für den wiederkehrenden, kritischen und prüfungssicheren Prozess des Monatsabschlusses ist er jedoch nicht das geeignete Instrument. Hier sind Zuverlässigkeit, Nachvollziehbarkeit und Konsistenz entscheidend. Diese Eigenschaften kann ein dedizierter, automatisierter Prozess liefern, dessen Logik von Fachexperten definiert und validiert wurde.

Die nächsten Schritte in Ihrem Berichtswesen

Eine nachhaltige Verbesserung des Berichtswesens beginnt mit einer klaren Bestandsaufnahme des Ist-Zustandes. Bevor über Werkzeuge und Lösungen entschieden wird, sollte der bestehende Prozess möglichst vollständig verstanden werden. Der nächste Monatsabschluss bietet die beste Gelegenheit dafür. Eine solche Analyse ist eine wichtige Grundlage für jede Form der Optimierung.

Wir empfehlen, den Prozess detailliert zu dokumentieren. Nehmen Sie sich die Zeit, jeden Schritt zu beobachten und zu protokollieren. Dies kann in einem einfachen Textdokument oder einer Tabelle geschehen. Wichtig ist eine möglichst vollständige Erfassung der Tätigkeiten.

• Beobachten Sie den Ablauf vom Export der Rohdaten aus dem ERP bis zum Versand der fertigen Berichte an die Geschäftsleitung.
• Notieren Sie die einzelnen Schritte: Welche Datei wird geöffnet? Woher stammen die Daten? Welche Zellen werden von einer Datei in eine andere kopiert?
• Dokumentieren Sie die manuellen Eingriffe, Korrekturen und Berechnungen. Markieren Sie die Schritte, die jeden Monat identisch oder sehr ähnlich sind.
• Identifizieren Sie die Quellen für manuelle Anpassungen. Sind es verspätete Buchungen, Stammdatenfehler oder bekannte Schwächen im ERP-Setup?
• Bewerten Sie die Risiken an den manuellen Schnittstellen. Was ist die konkrete Auswirkung, wenn eine Formel falsch angepasst oder eine Zahl übersehen wird?

Diese Analyse schafft eine faktenbasierte Grundlage. Sie zeigt klar auf, wo die grössten Risiken und die grössten Effizienzpotenziale in Ihrem Berichtsprozess liegen. Mit dieser Erkenntnis können Sie gezielte Massnahmen ergreifen. Das kann die Schulung von Mitarbeitenden, die Verbesserung von Excel-Vorlagen oder die Einführung einer echten Prozessautomatisierung sein.

Microsoft, Excel und Copilot sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation.