Vom ERP-Export zum Monatsbericht: Die Automatisierung der Kette für KMU

Der Monatsabschluss folgt in vielen Schweizer Finanzabteilungen einem festen Ritual. Er beginnt mit dem Export der Rohdaten aus dem ERP-System. Danach folgt die manuelle Aufbereitung in Excel. Am Ende steht der fertige Monatsbericht für die Geschäftsleitung oder den Verwaltungsrat. Diese Routine ist oft von hohem Zeitdruck und repetitiver Arbeit geprägt. Für Controller und CFOs stellt sich daher die Frage, wie sie den Prozess vom ERP-Export zum Monatsbericht automatisieren können. Diese wiederkehrende Arbeit ist nicht nur zeitintensiv. Sie ist auch eine Quelle für Fehler, die das Vertrauen in die Zahlen untergraben können.

Die manuelle Kette im Finanzabschluss

Der Weg vom rohen Datenexport zum aussagekräftigen Bericht ist eine Kette von manuellen Schritten. Die Daten werden aus dem ERP – sei es SAP, Abacus, bexio oder ein anderes System – exportiert, meist als CSV- oder Excel-Datei. Diese Datei wird geöffnet, und die Arbeit beginnt. Daten werden von einem Tabellenblatt zum anderen kopiert. Sie werden mit Formeln wie SVERWEIS oder SUMMEWENN angereichert, in Pivot-Tabellen zusammengefasst und schliesslich in die finale Berichtsstruktur übertragen. Oft kommen manuelle Anpassungen und Korrekturbuchungen hinzu, die nur in der Excel-Datei existieren. Jeder dieser Schritte ist eine potenzielle Fehlerquelle.

Manuelle Datenübertragung ist statistisch fehleranfällig. Selbst bei einfachen Prozessen liegt die durchschnittliche Fehlerquote bei rund 1 % pro manueller Eingabe (Beamex 2021). In einem Monatsabschluss mit Tausenden von Zellen und Dutzenden von Bearbeitungsschritten bedeutet dies, dass Fehler praktisch nicht ausgeschlossen werden können. Ein einziger falscher Wert, eine falsch kopierte Formel oder ein übersehenes Vorzeichen kann die Aussagekraft eines ganzen Berichts in Frage stellen. Die anschliessende Fehlersuche kostet zusätzlich Zeit und Nerven. Hinzu kommt das Risiko von Versionskonflikten, wenn mehrere Personen an Dateien wie «Reporting_final_v2_korr_JB.xlsx» arbeiten.

Warum die Digitalisierung im KMU oft am ERP endet

Viele Schweizer KMU haben in den letzten Jahren in moderne ERP-Systeme investiert. Diese Systeme sind das Rückgrat der Finanzbuchhaltung und bilden die Geschäftsvorfälle zuverlässig ab. Die Digitalisierung scheint hier auf einem guten Weg zu sein. Die Standardberichte, die diese Systeme liefern, genügen jedoch häufig nicht den spezifischen Anforderungen des Controllings oder der Unternehmensführung. Es fehlen individuelle Sichten, die Konsolidierung mehrerer Gesellschaften nach einer spezifischen Logik oder der direkte Vergleich von Ist-Zahlen mit einem detaillierten Budget, das ausserhalb des ERP gepflegt wird.

Diese Lücke wird heute durch eine manuelle Ebene in Excel geschlossen. Hier findet die eigentliche Veredelung der Rohdaten statt. Dieser Umstand erklärt zum Teil, warum die Verbreitung digitaler Technologien in KMU noch immer hinter jener von Grossunternehmen zurückbleibt (Beck, Mathias; Dahlke, Johannes; Wörter, Martin 2023). Der Fokus der Investitionen liegt auf der Funktionalität des Kernsystems, nicht aber auf den Prozessen, die darum herum existieren. Die Automatisierung endet daher oft an der Grenze des ERP-Systems.

Die Alternative wäre eine Anpassung des ERP-Systems selbst. Solche Projekte sind jedoch oft mit hohen Kosten, Risiken und einer langen Projektdauer verbunden. Sie binden interne Ressourcen, die im Tagesgeschäft fehlen, und schaffen eine neue Abhängigkeit von externen ERP-Spezialisten. Die Sorge, die Stabilität des Kernsystems zu gefährden, führt dazu, dass viele Unternehmen den pragmatischen, aber fehleranfälligen Weg über Excel wählen.

Automatisierung, die das ERP nicht ersetzt

Die Antwort auf die manuelle Berichtserstellung ist nicht zwingend der Austausch oder die teure Anpassung des ERP-Systems. Ein solches Projekt ist für die Lösung dieses spezifischen Problems oft überdimensioniert. Eine wirksame Automatisierung setzt an einem anderen Punkt an. Sie konzentriert sich auf die Prozesse, die nach dem Datenexport stattfinden. Skopa automatisiert genau diese Excel-Ebene, die um das ERP herum existiert. Das ERP-System selbst wird dabei nicht ersetzt. Der Prozess wird nicht in Excel nachgebaut, sondern durch eine robuste, serverbasierte Lösung ersetzt, die den manuellen Prozess überflüssig macht.

Punktuelle Automatisierungen sind im Finanzbereich bereits etabliert. So ermöglichen Anbieter wie bexio den automatischen Abgleich von Banktransaktionen mit offenen Posten, was den Debitorenabgleich stark vereinfacht (bexio 2024). Dieser Ansatz lässt sich auf die gesamte Berichtskette ausweiten. Eine Automatisierungslösung nimmt den rohen ERP-Export entgegen. Sie führt alle notwendigen Transformations-, Anreicherungs- und Validierungsschritte nach vordefinierten Regeln durch. Am Ende liefert sie einen fertigen, geprüften Bericht oder eine Datengrundlage für weitere Analysen. Die manuelle Arbeit in Excel wird durch diesen strukturierten Prozess ersetzt.

Wie eine robuste Automatisierungskette aussieht

Eine erfolgreiche Automatisierung des Berichtswesens muss drei zentrale Eigenschaften aufweisen: Sie muss robust, nachvollziehbar und flexibel sein. Diese Merkmale stellen sicher, dass die Lösung nicht nur heute funktioniert, sondern auch in Zukunft einen Mehrwert liefert und das Vertrauen der Anspruchsgruppen geniesst.

Robustheit bedeutet, dass der Prozess wiederholbar und verlässlich abläuft. Die Automatisierung reduziert die Variabilität und die Fehleranfälligkeit manueller Eingriffe. Integrierte Validierungsregeln, wie die Prüfung der Bilanzsumme oder der Abgleich mit Vorperioden, können die Datenqualität zusätzlich sichern. Nachvollziehbarkeit ist für jede Finanzabteilung und deren internes Kontrollsystem (IKS) unabdingbar. Jeder Schritt der Datenverarbeitung, von der Rohdatei bis zum finalen Wert im Bericht, muss transparent und prüfbar sein. Eine gute Automatisierungslösung liefert einen klaren Audit-Trail, der die Anforderungen der internen und externen Revision erfüllt.

Flexibilität stellt sicher, dass die Automatisierung mit dem Unternehmen wachsen kann. Ändert sich der Kontenplan, kommt eine neue Gesellschaft hinzu oder werden neue Kennzahlen für das Management benötigt, muss sich die Lösung anpassen lassen. Eine starre Programmierung, die bei jeder kleinen Änderung neu entwickelt werden muss, schafft neue Abhängigkeiten und Kosten. Eine gut konzipierte Automatisierungskette ist modular aufgebaut. Änderungen an der Geschäftslogik, wie die Zuordnung eines neuen Kontos zu einer Berichtsposition, können oft über Konfigurationsdateien gesteuert werden, ohne den Kern des Prozesses anzupassen.

Was Sie diesen Monat tun können

Der erste Schritt zu einer möglichen Automatisierung ist die genaue Analyse des bestehenden Prozesses. Ohne ein klares Verständnis der heutigen Abläufe ist eine Verbesserung kaum möglich. Diese Dokumentation können Sie selbst erstellen. Sie ist auch dann wertvoll, wenn kein unmittelbares Automatisierungsprojekt folgt, da sie Prozesswissen sichert und Schwachstellen aufzeigt.

• Zeichnen Sie den genauen Weg der Daten auf, vom ERP-Export bis zum fertigen Bericht.
• Notieren Sie jeden einzelnen manuellen Schritt: Kopieren, Einfügen, Formeln, Pivot-Tabellen, Formatierungen.
• Dokumentieren Sie die Logik hinter den Anpassungen. Warum wird ein Wert korrigiert? Woher stammen die Daten für die Anreicherung?
• Messen Sie die Zeit, die Ihr Team jeden Monat für diese wiederkehrenden Aufgaben aufwendet.
• Identifizieren Sie die Stellen in der Kette, an denen am häufigsten Fehler auftreten oder manuelle Korrekturen notwendig sind.

Mit dieser Bestandsaufnahme schaffen Sie eine sachliche Grundlage. Sie quantifizieren den Aufwand und die operativen Risiken des aktuellen Prozesses. Dies erlaubt es Ihnen, den Handlungsbedarf gegenüber der Geschäftsleitung klar zu benennen und gezielte nächste Schritte zu definieren, um die Qualität und Effizienz Ihres Finanzberichtswesens zu verbessern.

SAP, Abacus und bexio sind eingetragene Marken ihrer jeweiligen Eigentümer.