Digitalisierung der Finanzabteilung: Warum die Datenqualität nicht garantiert ist

Die Digitalisierung der Finanzabteilung verspricht eine höhere Datenqualität. Verlässliche Zahlen sind die Grundlage für jede strategische Entscheidung und eine effiziente Unternehmensführung. Finanzteams investieren daher Zeit und Ressourcen in neue Werkzeuge und Systeme. Eine aktuelle Studie bestätigt, dass die digitale Transformation die Qualität von Buchhaltungsinformationen grundsätzlich verbessert (doi.org 2024a). Dieser Nutzen ist jedoch nicht unter allen Umständen gegeben. Bei hoher wirtschaftlicher Unsicherheit können etablierte Prozesse unter Druck geraten. Das stellt sicherheitsorientierte Finanzteams vor eine Herausforderung. Gerade in volatilen Zeiten ist eine solide Datengrundlage entscheidend für die Stabilität des Unternehmens.

Der grundsätzliche Nutzen der Digitalisierung für die Buchhaltung

Die digitale Transformation verbessert die Qualität der Buchhaltungsinformationen auf mehreren Ebenen. Eine Untersuchung bestätigt einen positiven und statistisch signifikanten Effekt (doi.org 2024a). Der Wandel geht über die reine Effizienzsteigerung hinaus und stärkt das Vertrauen in die Finanzzahlen.

Ein wesentlicher Vorteil ist die erhöhte Transparenz. Finanzdaten werden systematischer erfasst und allen berechtigten Personen zugänglich gemacht. Informationen sind nicht länger in einzelnen Tabellen auf lokalen Laufwerken isoliert, sondern Teil eines nachvollziehbaren Systems. Jeder Wert kann auf seinen Ursprung zurückgeführt werden. Die Digitalisierung reduziert zudem Informationsasymmetrien zwischen dem Management und externen Anspruchsgruppen wie Investoren oder Banken. Ein automatisierter Prozess zur Berechnung von Kennzahlen liefert schnell eine verifizierbare Antwort. Eine manuelle Auswertung in einer komplexen Tabelle ist hingegen langsam und intransparent. Dies kann die Verhandlungsposition bei Finanzierungsgesprächen schwächen.

Digitale Prozesse können auch opportunistisches Verhalten des Managements einschränken (doi.org 2024a). Standardisierte und automatisierte Abläufe schaffen einen klaren Prüfpfad. Manuelle Anpassungen von Zahlen, um kurzfristige Ziele zu erreichen, werden erschwert oder zumindest sichtbar gemacht. Dies führt in der Konsequenz zu einem klareren und verlässlicheren Bild der finanziellen Lage eines Unternehmens. Das Management kann auf dieser Basis bessere Entscheidungen treffen und das Vertrauen von Aufsichtsgremien und Kapitalgebern stärken.

Wirtschaftliche Unsicherheit als Belastungsprobe für die Prozesse

Der Nutzen der Digitalisierung ist jedoch nicht unter allen Umständen gleich stark. Die Forschung zeigt, dass digitale Technologien besonders unter unsicheren Geschäftsbedingungen wichtig sind, um die Informationsqualität aufrechtzuerhalten (doi.org 2024a). Die Herausforderung liegt nicht in der Technologie selbst, sondern in den menschlichen Prozessen unter Druck.

Wirtschaftliche Unsicherheit manifestiert sich für KMU in vielen Formen. Volatile Rohstoffpreise, schwankende Wechselkurse oder unvorhersehbare Änderungen in der Lieferkette erfordern schnelle Reaktionen. Das Management verlangt umgehend neue Analysen, Szenarien und Prognosen. Der standardisierte Monatsbericht reicht nicht mehr aus. Der Controller wird gebeten, «nur schnell» eine Auswertung zu erstellen. Dies führt oft zu einem Ad-hoc-Export von Daten aus dem ERP-System in eine neue Excel-Datei.

Diese manuelle Analyse löst ein akutes Problem, schafft aber ein neues. Die Auswertung existiert ausserhalb der standardisierten und kontrollierten digitalen Umgebung. Wenn solche Anfragen zunehmen, entsteht eine unübersichtliche Landschaft von separaten Excel-Dateien. Jede dieser Dateien kann eine eigene Version der Wahrheit enthalten. Die Verbindung zur zentralen Datenquelle, dem ERP, wird brüchig. Die Vorteile der ursprünglichen Digitalisierungsinitiative werden durch diese manuellen Umwege teilweise wieder aufgehoben. Die Qualität der Information wird fragil, obwohl die zugrundeliegenden Systeme digital sind.

Prozesskomplexität als ein Treiber für fehlerhafte Berichte

Diese manuellen Arbeitsschritte erhöhen die Prozesskomplexität. Komplexe Prozesse in der Finanzberichterstattung sind ein eigenständiger Risikofaktor. Die Forschung zeigt, dass die Komplexität der Finanzberichterstattung ein wesentlicher Prädiktor für fehlerhafte oder sogar betrügerische Finanzberichte ist (doi.org 2024a). Das Risiko ist nicht nur ein kleiner Rundungsfehler, sondern eine materielle Falschaussage.

Jeder manuelle Schritt, jede Datenübertragung zwischen Systemen und jede unübersichtliche Excel-Tabelle ist eine potenzielle Fehlerquelle. Ein typisches Beispiel ist ein Monatsreporting. Die Kette vom ERP-Export bis zum finalen Management-Report ist oft von solchen manuellen Schritten geprägt. Daten werden aus mehreren ERP-Modulen exportiert und in einer zentralen Excel-Datei zusammengeführt. Verknüpfungen, manuelle Anpassungen und nicht dokumentierte Korrekturen machen die Datei komplex und fehleranfällig. Solche Konstrukte sind schwer zu prüfen und bei Änderungen kaum zu warten.

Diese Schwachstellen werden in unsicheren Zeiten besonders relevant. Der Druck auf die Finanzabteilung wächst und die Zeit für sorgfältige Kontrollen fehlt. Der schnelle, manuelle Weg scheint effizienter, doch die Kosten für die Fehlersuche und -korrektur sind oft höher. Hier liegt ein wesentliches Risiko für die Datenqualität, das durch die alleinige Einführung eines neuen ERP-Systems nicht gelöst wird.

Die Lösung: Eine robuste und durchgängige Prozesskette

Eine robuste Digitalisierungsstrategie konzentriert sich nicht nur auf einzelne Werkzeuge, sondern auf den gesamten Prozess. Das Ziel ist eine durchgängig automatisierte Kette – «die Kette» – vom ERP-System bis zum fertigen Bericht. Skopa automatisiert die Excel-Schicht, die viele Unternehmen um ihr ERP herum für das Berichtswesen, die Planung und die Konsolidierung aufgebaut haben. Dabei wird das ERP-System selbst nicht ersetzt. Die Automatisierung setzt dort an, wo die Daten das ERP verlassen und manuell weiterverarbeitet werden.

Durch die Automatisierung dieser wiederkehrenden Abläufe wird die Komplexität reduziert. Die Prozesse werden standardisiert, nachvollziehbar und weniger anfällig für manuelle Fehler. Eine automatisierte Lösung wendet eine definierte, wiederholbare Logik an, um Daten aus dem ERP zu verarbeiten. Dies schafft eine verlässliche «Single Source of Truth» für das Reporting. Ein solcher Prozess ist resilient. Er funktioniert auch unter Zeitdruck konsistent. So bleibt die Datenqualität auch in volatilen Phasen hoch, wenn sie am dringendsten benötigt wird. Die Integrität der Kette ist gesichert.

Was Sie diesen Monat prüfen können

Um die Robustheit Ihrer eigenen Prozesse zu bewerten, können Sie konkrete Schritte unternehmen. Führen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer wichtigsten wiederkehrenden Berichte durch. Diese Analyse hilft Ihnen, die grössten Risiken für Ihre Datenqualität zu identifizieren und gezielte Massnahmen zu ergreifen.

• Identifizieren Sie den zeitkritischsten oder komplexesten Bericht im Monatsabschluss. Oft ist dies der Bericht, der die meisten Überstunden verursacht.
• Dokumentieren Sie jeden einzelnen Schritt von der Datenextraktion aus dem ERP bis zur finalen Zahl. Wer exportiert die Daten? Wo wird die Datei gespeichert? Welche manuellen Schritte folgen?
• Markieren Sie alle manuellen Eingriffe: das Kopieren und Einfügen von Daten, das Abtippen von Zahlen aus einem PDF, manuelle Berechnungen und formelbasierte Anpassungen ohne Dokumentation.
• Bewerten Sie, wo die grösste Fehleranfälligkeit liegt. Was passiert, wenn der Bericht unter extremem Zeitdruck erstellt werden muss? Was geschieht, wenn die verantwortliche Person ausfällt?

Diese Analyse zeigt die schwächsten Glieder in Ihrer Prozesskette. Sie bildet die Grundlage für gezielte Verbesserungen, um die Datenqualität in Ihrer Finanzabteilung nachhaltig und auch in unsicheren Zeiten zu sichern.

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