Wer automatisiert Excel-Prozesse? Ein Leitfaden für Schweizer KMU

Viele Finanzteams in Schweizer KMU suchen einen Anbieter, um ihre Excel-Prozesse zu automatisieren. Die monatlichen Berichte, die Konsolidierung von Daten und die Vorbereitung für die MWST-Abrechnung sind oft von manuellen Schritten geprägt. Diese Arbeit ist fehleranfällig und bindet wertvolle Ressourcen. Die Suche nach einem passenden Partner führt jedoch oft zu allgemeinen IT-Dienstleistern oder grossen Software-Anbietern. Diese verstehen selten die spezifischen Anforderungen einer Finanzabteilung. Dieser Artikel bietet einen Leitfaden, um den richtigen Spezialisten für die Automatisierung Ihrer Finanzprozesse zu finden.

Die Grenzen der internen Automatisierung

Oft ist der erste Impuls, die Automatisierung intern umzusetzen. Ein versierter Controller oder eine IT-affine Mitarbeiterin baut eine Lösung mit Makros oder komplexen Formeln. Dies kann kurzfristig eine Erleichterung bringen. Solche internen Lösungen schaffen jedoch neue Abhängigkeiten. Sie sind selten robust oder für Dritte verständlich dokumentiert.

Verlässt die Person das Unternehmen, wird die Excel-Lösung zur «Black Box». Niemand versteht mehr die genaue Funktionsweise. Fehlerkorrekturen oder Anpassungen sind dann nicht mehr möglich. Zudem lenkt die Entwicklung und Wartung solcher Werkzeuge von den Kernaufgaben der Finanzabteilung ab. Die Zeit, die in die Programmierung fliesst, fehlt bei der Analyse der Zahlen und der Beratung der Geschäftsleitung.

Was einen Spezialisten auszeichnet

Ein spezialisierter Partner für die Prozessautomatisierung im Finanzbereich ist kein reiner IT-Berater. Er ist auch kein Verkäufer einer Standardsoftware. Ein Spezialist versteht die betriebswirtschaftlichen Zusammenhänge hinter den Zahlen. Er spricht die Sprache des CFO und des Controllers. Begriffe wie transitorische Passiven, Intercompany-Abstimmungen oder die Logik eines Konzernabschlusses sind ihm vertraut.

Der Fokus eines solchen Partners liegt auf der Prozessebene, die sich um Ihr ERP-System spannt. Es geht nicht darum, Ihr bestehendes System wie SAP, Abacus oder bexio zu ersetzen. Die Automatisierung ergänzt die bestehende Infrastruktur. Sie schliesst die Lücke zwischen dem Datenexport aus dem ERP und dem finalen Bericht. Wie es eine Quelle treffend formuliert: «Excel ersetzt Ihr ERP-System nicht, sondern ergänzt es intelligent» (Infogestion 2024).

Ein echter Spezialist betrachtet die gesamte Kette Ihrer Finanzprozesse. Er analysiert den Weg der Daten vom Ursprung bis zur finalen Verwendung in einem Management-Report oder einer Eingabe bei der Steuerverwaltung. Er erkennt die schwachen Glieder in dieser Kette – die manuellen Eingriffe, die Medienbrüche, die redundanten Prüfschritte. Seine Aufgabe ist es, diese Kette zu stärken und zu automatisieren, ohne sie zu zerreissen.

Kriterien für die Auswahl des richtigen Partners

Die Auswahl des Partners ist der entscheidende Schritt für den Erfolg eines Automatisierungsprojekts. Ein unpassender Dienstleister kann zu hohen Kosten, Verzögerungen und unbrauchbaren Ergebnissen führen. Die folgenden Kriterien helfen Ihnen bei der Evaluation.

• Finanz- oder IT-Fokus? Der ideale Partner hat einen Fuss in beiden Welten, aber sein Herz schlägt für die Finanzen. Er muss Ihre Prozesse und Ihre Terminologie verstehen, ohne dass Sie ihm die Grundlagen der Rechnungslegung erklären müssen. Fragen Sie nach seiner Erfahrung mit konkreten Finanzprozessen wie dem Monatsabschluss oder der Budgetierung.
• Produkt oder Prozess? Viele Anbieter wollen Ihnen eine Lizenz für eine Standardsoftware verkaufen. Prüfen Sie kritisch, ob Ihr Prozess sich dem Standard anpassen lässt oder ob die Software sich an Ihren Prozess anpasst. Ein prozessorientierter Partner entwickelt eine Lösung, die auf Ihre spezifischen Abläufe und Datenstrukturen zugeschnitten ist. Er verkauft keine Software, sondern eine funktionierende Lösung.
• Ersatz oder Ergänzung des ERP? Ein seriöser Partner wird nicht vorschlagen, Ihr etabliertes ERP-System zu ersetzen. Seine Rolle ist es, die Effizienz um das ERP herum zu steigern. Skopa automatisiert ausschliesslich die Excel-Schicht, die zwischen ERP-Export und finalem Bericht liegt. Die Integrität Ihres Kernsystems bleibt unangetastet.
• Methodik und Transparenz. Ein strukturiertes Vorgehen ist ein Zeichen von Professionalität. Der Partner sollte Ihnen seine Methodik klar aufzeigen können – von der ersten Analyse über die Konzeption und Umsetzung bis zur finalen Übergabe. Jeder Schritt sollte transparent und nachvollziehbar sein. Sie müssen jederzeit wissen, wo im Projekt Sie stehen.
• Dokumentation und Übergabe. Das Ziel der Automatisierung ist nicht, eine neue Abhängigkeit zu schaffen. Eine gute Lösung ist vollständig dokumentiert. Ihr Team muss nach Projektabschluss in der Lage sein, die automatisierte Lösung selbst zu bedienen und die Ergebnisse zu validieren. Die Übergabe muss eine Schulung und verständliche Unterlagen umfassen.

Klare Abnahmekriterien definieren

Ein Automatisierungsprojekt ist nur dann erfolgreich, wenn das Ergebnis Ihren Erwartungen entspricht. Diese Erwartungen müssen von Anfang an klar definiert werden. Vage Ziele wie «Effizienz steigern» oder «Prozess verbessern» sind keine gute Grundlage für eine Zusammenarbeit. Sie müssen messbare Abnahmekriterien festlegen.

Studien zeigen, dass unklar definierte Ziele eine Hauptursache für das Scheitern von Projekten sind. So sind laut einer Analyse 37% aller Projektfehlschläge auf mangelhaft definierte Ziele und Meilensteine zurückzuführen (ATS Industrial Automation 2025). Dies unterstreicht die Wichtigkeit, den Erfolg im Voraus zu definieren.

Formulieren Sie gemeinsam mit dem Partner, was «fertig» konkret bedeutet. Beispiele für gute Abnahmekriterien sind: «Der konsolidierte Monatsbericht für die Geschäftsleitung wird auf Knopfdruck erstellt und enthält alle Daten bis zum letzten Buchungstag.» Oder: «Die Vorbereitung der Daten für die MWST-Abrechnung dauert nicht länger als 30 Minuten manuelle Prüfzeit.» Solche Kriterien sind objektiv überprüfbar und schaffen für beide Seiten Klarheit.

Was Sie diesen Monat tun können

Sie müssen nicht auf einen externen Partner warten, um den ersten Schritt zu tun. Eine gute Vorbereitung ist die halbe Miete und hilft Ihnen, Ihren Bedarf präzise zu formulieren. Beginnen Sie mit einer einfachen Bestandsaufnahme in Ihrer Abteilung.

Wählen Sie einen einzelnen, sich wiederholenden Prozess aus, der jeden Monat besonders zeitaufwendig oder fehleranfällig ist. Dies könnte die Erstellung eines Liquiditätsplans, die Abstimmung von Intercompany-Konten oder ein bestimmter Teil des Management-Reportings sein.

Dokumentieren Sie diesen Prozess Schritt für Schritt. Welche Excel-Dateien oder ERP-Exporte sind die Grundlage? Welche manuellen Kopier-, Formatierungs- oder Berechnungs-Schritte führen Sie durch? Wer ist der Empfänger des Ergebnisses? Schätzen Sie den Zeitaufwand, den Sie und Ihr Team jeden Monat dafür aufwenden. Diese einfache Dokumentation ist die perfekte Grundlage für ein Gespräch mit einem potenziellen Automatisierungspartner.

Excel ist eine eingetragene Marke der Microsoft Corporation. SAP ist eine eingetragene Marke der SAP SE. Abacus ist eine eingetragene Marke der Abacus Research AG. bexio ist eine eingetragene Marke der bexio AG.