Die Automatisierungs-Potenzialanalyse für die Finanzabteilung

Der Druck zur Digitalisierung im Finanzbereich ist spürbar. Die Geschäftsleitung erwartet Effizienzsteigerungen, und neue Technologien versprechen Abhilfe. Viele Finanzteams reagieren darauf, indem sie das erstbeste Werkzeug beschaffen oder den schmerzhaftesten Prozess zu automatisieren versuchen. Eine fundierte Automatisierung Kosten Nutzen Analyse für die Finanzabteilung findet dabei selten statt. Dieser Impuls ist verständlich, führt aber oft zu enttäuschenden Resultaten. Investitionen zahlen sich nicht aus, und die erhoffte Entlastung bleibt aus. Der Grund liegt meist darin, dass nicht der richtige Prozess angegangen wurde.

Der Unterschied zwischen Aktionismus und Strategie

Die Einführung neuer Software oder die Automatisierung eines einzelnen, isolierten Arbeitsschrittes ist oft reiner Aktionismus. Man reagiert auf einen akuten Schmerzpunkt, ohne das Gesamtsystem zu betrachten. Vielleicht wird die Erstellung eines bestimmten Reports beschleunigt. Die grundlegenden Probleme wie Datenqualität, manuelle Schnittstellen oder fehlende Transparenz bleiben jedoch oft bestehen. Das Ergebnis ist eine punktuelle Verbesserung, die im Gesamtkontext kaum ins Gewicht fällt.

Ein strategischer Ansatz stellt eine andere Frage. Er fragt: «Welche Automatisierung schafft den grössten Wert für das Unternehmen?». Dies erfordert einen Schritt zurück. Es geht darum, die gesamte Kette der Finanzprozesse zu verstehen – vom ERP-Export über die Verarbeitung in Excel bis hin zum finalen Berichtswesen und den regulatorischen Meldungen. Eine strategische Entscheidung basiert auf einer Analyse, welche die Abhängigkeiten und den Einfluss jedes einzelnen Gliedes dieser Kette bewertet.

Der Markt für Automatisierungslösungen wächst schnell. Laut einer Studie nutzen bereits 53 Prozent der Unternehmen Künstliche Intelligenz im Rechnungswesen oder bereiten deren Einführung vor (KPMG 2025). Dieser Trend erhöht den Handlungsdruck. Gleichzeitig steigt damit das Risiko für Fehlinvestitionen, wenn Entscheidungen überhastet und ohne eine solide analytische Grundlage getroffen werden. Eine sorgfältige Planung ist unter diesen Umständen eine wichtige Voraussetzung für den Erfolg.

Was eine Potenzialanalyse leistet – und was nicht

Eine Potenzialanalyse ist kein technisches Konzept. Sie liefert keine fertige Software und ersetzt auch nicht die Expertise des Finanzteams. Ihr Zweck ist es nicht, eine bestimmte Lösung zu verkaufen. Sie ist ein primär beratendes Instrument, das Klarheit und eine Entscheidungsgrundlage schafft. Sie konzentriert sich auf eine entscheidende Frage: Wo liegt der grösste Hebel für eine Automatisierung in Ihrer spezifischen Situation?

Die Analyse identifiziert jenen Prozess, dessen Automatisierung die positivsten Auswirkungen auf das gesamte Unternehmen hat. Dies kann ein Prozess sein, der besonders zeitaufwendig ist. Es kann aber auch ein Prozess sein, der ein hohes Fehlerrisiko birgt oder dessen Ergebnis für wichtige strategische Entscheidungen kritisch ist. Die Analyse bewertet diese Faktoren und macht sie vergleichbar.

Man kann sich die Finanzprozesse als eine Kette vorstellen. «Die Kette» reicht vom Datenexport aus dem Vorsystem bis zur finalen Management-Präsentation. Eine Potenzialanalyse untersucht jedes Glied dieser Kette. Die Analyse sucht das schwächste Glied der Kette. Sie konzentriert sich nicht primär auf das am einfachsten zu ersetzende Glied. Die Stärkung des schwächsten Gliedes trägt oft am wirksamsten zur Leistungsfähigkeit der gesamten Kette bei.

Die Kriterien einer guten Analyse

Eine Betrachtung, die sich hauptsächlich auf die eingesparten Arbeitsstunden konzentriert, greift zu kurz. Eine fundierte Analyse stützt sich auf mehrere, klar definierte Kriterien, um das Potenzial eines Prozesses umfassend zu bewerten. Dies ist eine wichtige Grundlage, um eine robuste und verteidigungsfähige Empfehlung abzuleiten.

• Häufigkeit und Volumen: Wie oft wird ein Prozess durchgeführt? Tägliche oder wöchentliche Aufgaben haben oft ein höheres Potenzial als jährliche. Gleichzeitig spielt die Menge der verarbeiteten Daten eine Rolle. Grosse Datenmengen sind manuell fehleranfälliger und zeitintensiver zu handhaben.
• Fehleranfälligkeit und Risiko: Wo können menschliche Fehler auftreten und was sind deren Konsequenzen? Ein Tippfehler in einer internen Auswertung ist ärgerlich. Ein Fehler in der Mehrwertsteuerabrechnung oder im Reporting an den Verwaltungsrat kann teuer werden und Reputationsschaden verursachen.
• Komplexität und Standardisierung: Wie viele manuelle Schritte, Systeme und Personen sind involviert? Komplexe Abläufe mit vielen Übergaben sind gute Kandidaten. Wichtig ist dabei, ob der Prozess einer klaren Logik folgt oder ob er wiederkehrendes menschliches Urteilsvermögen erfordert. Eine sinnvolle Automatisierung setzt in der Regel standardisierbare Prozesse voraus.
• Strategischer Wert und Abhängigkeiten: Wie wichtig ist das Ergebnis des Prozesses für die Unternehmenssteuerung? Eine Automatisierung, die schnellere und verlässlichere Daten für das Forecasting liefert, hat einen höheren strategischen Wert als die Beschleunigung eines rein administrativen Vorgangs. Zudem muss man prüfen, welche anderen Berichte von diesem Prozess abhängen.

Die Kombination dieser Kriterien ergibt ein vollständiges Bild. Es ermöglicht eine Entscheidung, die über die reine Zeitersparnis hinausgeht und den strategischen Beitrag zur Unternehmensentwicklung berücksichtigt.

Der Prozess der Analyse in der Praxis

Am Anfang einer Potenzialanalyse steht das Verständnis der aktuellen Situation. In Gesprächen und Workshops mit den Schlüsselpersonen der Finanzabteilung wird der Ist-Zustand erhoben. Dabei ist es wichtig, die gelebte Realität zu erfassen. Die im Handbuch beschriebene Theorie allein genügt oft nicht. Welche Excel-Dateien sind im Umlauf? Woher kommen die Daten, und wohin fliessen sie?

Die erfassten Informationen werden visualisiert, oft in Form von Prozessdiagrammen. Diese Darstellung macht die Abläufe und insbesondere die Schnittstellen und Medienbrüche sichtbar. Oft entsteht bereits in diesem Schritt ein erstes gemeinsames Verständnis im Team, wo die eigentlichen Probleme liegen. Diese Visualisierung ist die Grundlage für die anschliessende Bewertung.

Jeder identifizierte Teilprozess wird dann systematisch anhand der definierten Kriterien bewertet. Das Ergebnis ist eine Rangliste. Sie zeigt auf, welche Prozesse das grösste Potenzial für eine wertstiftende Automatisierung aufweisen. Diese Bewertung ist strukturiert und nachvollziehbar. Sie verwandelt ein Bauchgefühl in eine faktenbasierte Entscheidungsgrundlage.

Die Automatisierung von Excel-Prozessen ist ein Weg, diese oft isolierten Tabellenkalkulationen in die unternehmensweiten Systeme zu integrieren. Sie werden dadurch zu einer weiteren, verlässlichen und integrierbaren Datenquelle (Automation Anywhere 2024). Eine Potenzialanalyse stellt sicher, dass genau jene Excel-Prozesse angegangen werden, deren Integration den grössten Nutzen stiftet. Das Resultat ist ein kurzer Bericht, der eine Empfehlung ausspricht und diese begründet.

Was Sie diesen Monat tun können

Sie müssen nicht auf einen externen Partner warten, um einen ersten Schritt zu machen. Eine einfache Übung können Sie und Ihr Team bereits in der nächsten Woche selbst durchführen. Sie schafft eine erste Grundlage und schärft das Bewusstsein für die Thematik.

Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit und erstellen Sie eine Liste. Notieren Sie alle wiederkehrenden Aufgaben, die Ihr Team monatlich oder quartalsweise in Excel erledigt. Das können Konsolidierungen, Reportings, Abgrenzungen oder Plausibilitätsprüfungen sein.

Gehen Sie diese Liste durch und schätzen Sie für jede Aufgabe den ungefähren Zeitaufwand pro Monat. Es braucht keine exakte Messung; eine grobe Schätzung in Stunden genügt. Notieren Sie diese Zahl neben jeder Aufgabe.

Stellen Sie sich bei jeder Aufgabe eine letzte Frage: «Was ist der schlimmste denkbare Schaden, wenn bei dieser Aufgabe ein Fehler passiert?». Die Antwort gibt Ihnen einen Hinweis auf das Risiko und den strategischen Wert. Ein hoher Zeitaufwand kombiniert mit einem hohen Schadenspotenzial deutet auf einen vielversprechenden Kandidaten für eine tiefere Analyse hin. Diese Übung liefert bereits wertvolle erste Erkenntnisse.

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