Was hinter «in fünf Monaten amortisiert» steht

Die Zahl steht meistens auf Folie sieben: «amortisiert in fünf bis zehn Monaten». Sie ist gross gesetzt, sie ist gerundet, und sie stammt fast nie aus Ihrem Betrieb. Trotzdem ist sie oft die einzige Zahl, die aus einer Präsentation hängen bleibt – und die einzige, die es später in den Antrag an die Geschäftsleitung schafft.

Solche Angaben sind selten erfunden. Sie sind nur für eine andere Firma gerechnet als für Ihre. Wer wissen will, was davon für den eigenen Betrieb übrig bleibt, muss drei Dinge auseinanderhalten: woher die Zahl kommt, was sie zählt und was sie weglässt.

Woher solche Zahlen kommen

Der häufigste Ursprung ist eine Studie, die der Anbieter selbst in Auftrag gegeben hat. Der Aufbau ist dabei offengelegt und keineswegs heimlich: Ein Analysehaus befragt eine Handvoll Kunden und bildet daraus eine zusammengesetzte Modellfirma, an der die Rechnung vorgeführt wird (Forrester 2022). Diese Modellfirma existiert nicht. Sie ist ein Durchschnitt aus Betrieben, die Sie nicht kennen, mit Löhnen, Mengen und Vorsystemen, die Sie nicht haben.

Der zweite Ursprung sind Umfragen, in denen Unternehmen ihre eigenen Ergebnisse melden. Auch das ist legitim, hat aber eine bekannte Schlagseite: Wer ein Vorhaben nach vier Monaten abgebrochen hat, füllt selten den Fragebogen dazu aus. Übrig bleiben die gelungenen Fälle – und ein Mittelwert, der besser aussieht als die Wirklichkeit, aus der er stammt.

Was sie zählen

Die Rechnung dahinter ist fast immer dieselbe: gesparte Stunden mal Stundensatz, manchmal ergänzt um weniger Fehler oder einen früheren Abschluss. Das ist eine saubere Rechnung. Sie hängt nur an zwei Annahmen, die selten danebenstehen – an welchem Stundensatz gerechnet wurde, und ob die gesparten Stunden tatsächlich frei werden.

Der zweite Punkt ist der wichtigere. Gesparte Stunden sind nicht automatisch gesparte Kosten. Wenn im Rechnungswesen pro Woche zwei Stunden wegfallen, wird keine Rechnung kleiner – es entstehen zwei Stunden, die in andere Arbeit fliessen. Das ist ein echter Gewinn: Er heisst Kapazität, nicht Einsparung, und er zählt oft mehr. Nur schreibt man ihn anders auf. Wer ihn als Frankenbetrag in einen Antrag setzt, wird spätestens dann Fragen bekommen, wenn im nächsten Jahr niemand weniger auf der Lohnliste steht.

Was sie weglassen

Die Angebotszahl rechnet in der Regel den Aufbau gegen die Ersparnis. Was in Ihrem Haus daneben anfällt, steht selten darin:

• Ihre eigene Bauzeit. Jemand muss den Ablauf erklären, Beispiele liefern, Ergebnisse prüfen und freigeben. Diese Stunden kommen aus derselben Abteilung, die entlastet werden soll – und sie fallen zuerst an.
• Die Ausnahmen. Ein Ablauf ist selten zu hundert Prozent regelhaft. Was übrig bleibt, bleibt Handarbeit, und in der Rechnung des Anbieters ist es oft auf null gesetzt.
• Der Monat, in dem sich etwas ändert. Ein neuer Kontenplan, ein geänderter Steuersatz, eine Bank, die ihr Exportformat umstellt: Jede dieser Änderungen kostet Anpassung.
• Der Betrieb danach. Bei einem Abonnement läuft die Gebühr weiter, solange Sie das System nutzen. Bei einem gekauften System entfällt sie – Anpassungen bei Änderungen fallen trotzdem an. Beides ist vertretbar, aber es sind zwei verschiedene Rechnungen.
• Die Anlaufzeit. Die Angebotszahl unterstellt meistens die volle Wirkung ab dem ersten Monat. In der Praxis läuft der neue Ablauf eine Weile parallel zum alten, bis ihm alle trauen.

Dass Vorhaben teurer werden als geplant, ist dabei keine Vermutung. Eine Auswertung von 1471 IT-Vorhaben fand einen durchschnittlichen Kostenüberzug von 27 Prozent – und, wichtiger, dass jedes sechste Vorhaben weit aus dem Ruder lief: im Mittel 200 Prozent über Budget und fast 70 Prozent über der Zeit (Flyvbjerg und Budzier 2013). Das waren grosse Vorhaben, nicht die Automatisierung eines Abgleichs. Die Lehre daraus ist trotzdem übertragbar, und sie ist nicht «rechne mit dem Durchschnitt», sondern: Halte den Zuschnitt so klein, dass ein Ausreisser dich nicht umwirft.

«Gesparte Stunden sind noch kein gespartes Geld. Was danach mit ihnen geschieht, entscheidet darüber.»

Eine Rechnung, die standhält

Eine belastbare Zahl bekommen Sie in einem Nachmittag, und Sie brauchen dafür keinen Anbieter. Fünf Schritte genügen:

• Ein Prozess, nicht eine Abteilung. Rechnen Sie einen konkreten Ablauf durch – den monatlichen Abgleich, das Aufbereiten des Berichts, die Ablage. «Die Finanzabteilung» lässt sich nicht amortisieren.
• Das Mengengerüst messen, nicht schätzen. Eine Woche lang mitschreiben, wie oft der Ablauf läuft und wie lange er dauert. Geschätzte Zeiten liegen fast immer zu tief, weil das Suchen, Nachfragen und Korrigieren im Gedächtnis nicht mitzählt.
• Den eigenen Stundensatz einsetzen. Nicht den Bruttolohn, sondern die Vollkosten: Lohn plus Arbeitgeberbeiträge, geteilt durch die tatsächlich geleisteten Stunden. Beim Schweizer Medianlohn von 7024 Franken brutto im Monat (BFS 2025) landet eine interne Stunde grob bei 50 bis 60 Franken, in Fachfunktionen im Rechnungswesen darüber.
• Abziehen, was bleibt. Nach der Automatisierung bleiben Prüfen, Freigeben und die Ausnahmen. Ziehen Sie diese Stunden ab, bevor Sie mit dem Stundensatz multiplizieren.
• Ein volles Jahr rechnen. Aufbau plus Anlauf plus Betrieb über zwölf Monate – nicht nur der Preis, der auf der ersten Seite des Angebots steht.

Ein Beispiel mit Zahlen, die Sie durch Ihre eigenen ersetzen. Ein Abgleich kostet heute acht Stunden im Monat. Nach der Automatisierung bleiben zwei für Prüfen und Freigeben. Sechs gesparte Stunden zu 70 Franken sind 420 Franken im Monat. Kostet der Aufbau angenommen 20 000 Franken, dauert die Amortisation rund vier Jahre. Das ist kein gutes Geschäft.

Läuft derselbe Abgleich wöchentlich statt monatlich, sind es rund zwölf Monate. An der Technik hat sich nichts geändert, am Aufwand für den Aufbau auch nicht – nur an der Häufigkeit. Genau deshalb entscheidet die Frequenz über den Nutzen und nicht die Frage, welcher Ablauf am meisten stört.

Was in keiner Rechnung stehen sollte

Einiges am Nutzen lässt sich nicht seriös in Franken fassen, und der Versuch schadet der Rechnung mehr, als er ihr hilft: dass eine Auswertung am zweiten Werktag vorliegt statt am zwölften. Dass ein übersehener Fehler nicht bis zur Revision durchläuft. Dass der Ablauf nicht mehr an einer einzigen Person hängt, die auch einmal zwei Wochen weg ist.

Das sind reale Gründe, und sie gehören in den Antrag – als Sätze, nicht als Frankenbeträge. Eine Rechnung, in der jeder weiche Nutzen in eine Zahl umgerechnet wurde, ist nicht überzeugender, sondern nur schwerer zu prüfen. Und geprüft wird sie.

Die Frage an den Anbieter

Fragen Sie nicht nach der Zahl, sondern nach der Rechnung dahinter: Welche Stunden sind eingerechnet, zu welchem Satz? Was bleibt nach der Einführung von Hand? Was kostet das zweite Jahr? Wer passt an, wenn sich der Ablauf ändert, und zu welchem Preis? Wer diese vier Fragen sauber beantwortet, hat die Rechnung selbst gemacht. Wer auf die Broschüre zeigt, hat sie übernommen.

Wir rechnen diese Zahl im Erstgespräch mit Ihnen auf – mit Ihren Mengen, Ihren Stunden und Ihrem Stundensatz. Manchmal steht am Ende eine kurze Amortisation. Manchmal steht dort, dass sich der Ablauf nicht lohnt und eine gute Checkliste billiger ist. Beides ist ein brauchbares Ergebnis, und nur das zweite kostet Sie nichts.