Automatisierung ohne ERP-Wechsel: Den Datenstau zwischen Export und Reporting auflösen

Der Monatsabschluss steht an. Die Buchungen sind im ERP-System erfasst, die Salden sind abgestimmt. Nun beginnt die Arbeit, aus diesen Rohdaten aussagekräftige Berichte zu erstellen. Für viele Finanzteams in Schweizer KMU bedeutet dies einen manuellen Prozess: Daten exportieren, in Excel aufbereiten und in die richtigen Formate bringen. Die Aufgabe, den ERP Export in Excel zu automatisieren, wird oft aufgeschoben. Doch der Datenstau zwischen dem Kernsystem und dem finalen Reporting kostet wertvolle Zeit und erhöht das Fehlerrisiko.

Die Grenzen etablierter ERP-Systeme

Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) ist das Rückgrat der Finanzabteilung. Es verbucht Geschäftsvorfälle und stellt die Integrität der Buchhaltung sicher. Seine Stärke liegt in der Transaktionsverarbeitung. In Bereichen wie dem flexiblen Berichtswesen, der Konsolidierung von Konzerngesellschaften oder der agilen Planung stossen viele dieser Systeme an ihre Grenzen. Die Standardberichte genügen oft nicht den spezifischen Anforderungen des Managements oder des Verwaltungsrats.

Diese Diskrepanz zwischen dem Funktionsumfang des ERP und den Bedürfnissen der Anwender spiegelt sich auch in der Zufriedenheit wider. In einer umfassenden Studie mit über 1'500 bewerteten ERP-Installationen im deutschsprachigen Raum gaben die Nutzer den Systemen im Jahr 2026 eine Durchschnittsnote von 1,89. Dieser Wert hat sich gegenüber der letzten Erhebung im Jahr 2024 leicht verschlechtert (Trovarit-Studie 2026). Dies deutet darauf hin, dass die Erwartungen der Finanzteams an Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit nicht immer erfüllt werden.

Ein Wechsel des ERP-Systems ist jedoch ein Grossprojekt. Es ist teuer, risikoreich und bindet über Monate oder Jahre hinweg erhebliche interne Ressourcen. Viele Unternehmen sind zudem durch langjährige Verträge oder spezifische Branchenlösungen an ihr bestehendes System gebunden. Die Lösung für ein besseres Berichtswesen liegt daher nicht zwingend im Austausch des Kernsystems. Sie liegt in der Optimierung der Prozesse, die an das ERP anknüpfen.

Die manuelle Kette: Vom Export zur fertigen Zahl

Der Weg vom ERP-Export zum fertigen Bericht ist oft eine lange, manuelle Prozesskette. Am Anfang steht der Export von Rohdaten, meist als CSV- oder Excel-Datei, aus Systemen wie SAP, Abacus, bexio oder Microsoft Dynamics. Diese Datei ist selten direkt verwendbar. Sie enthält oft überflüssige Spalten, falsche Formate oder unstrukturierte Informationen.

In Excel beginnt dann die eigentliche Handarbeit. Daten müssen bereinigt, sortiert und gefiltert werden. Kontenpläne werden mittels SVERWEIS-Funktionen zugeordnet, um eine verständliche Struktur zu schaffen. Verschiedene Exporte, etwa aus dem Hauptbuch und den Nebenbüchern, müssen zusammengeführt werden. Pivot-Tabellen fassen die Daten zusammen, bevor sie manuell in die finalen Reporting-Vorlagen kopiert werden. Jeder dieser Schritte ist eine potenzielle Fehlerquelle.

Eine falsche Formel, ein Tippfehler beim Kopieren oder die Verwendung einer veralteten Dateiversion können die Richtigkeit der gesamten Auswertung gefährden. Die Fehlersuche ist aufwendig und frustrierend. Zudem ist der Prozess langsam. Wertvolle Arbeitsstunden, die für die Analyse der Zahlen und die Ableitung von Handlungsempfehlungen genutzt werden könnten, fliessen stattdessen in die mechanische Aufbereitung von Daten. Der potenzielle Zeitgewinn durch eine gezielte Verbindung von ERP und Excel ist erheblich.

Automatisierung als Lösung – ohne das ERP zu ersetzen

Die wirksamste Antwort auf diese Herausforderungen ist nicht der Austausch des ERP-Systems, sondern die gezielte Automatisierung der nachgelagerten Prozesse. Skopa automatisiert die Excel-Schicht, die um das ERP eines Unternehmens herum existiert. Wir ersetzen nicht das ERP selbst. Der Fokus liegt auf der Kette vom Datenexport über die wiederkehrenden Berichte bis hin zu den Einreichungen.

Automatisierung bedeutet in diesem Kontext, einen robusten und nachvollziehbaren Prozess zu schaffen, der mit deutlich weniger manuellen Eingriffen abläuft. Anstatt dass ein Mitarbeiter Daten exportiert und in Excel transformiert, übernimmt eine Automationslösung diese Aufgabe. Sie folgt vordefinierten Regeln, um die Daten zu validieren, zu bereinigen und anzureichern.

Excel wird dabei nicht abgeschafft. Für viele Controller und CFOs bleibt es das vertraute und flexible Werkzeug für die Analyse und Darstellung von Finanzdaten. Die Automatisierung zielt darauf ab, die manuelle Vorarbeit deutlich zu reduzieren. Die aufbereiteten, validierten Daten fliessen direkt in fertige Excel-Vorlagen, Power-BI-Dashboards oder andere Umsysteme. Das Finanzteam arbeitet mit konsistent aufbereiteten Zahlen und kann sich auf seine Kernkompetenz konzentrieren: die Interpretation der Ergebnisse.

Wie sieht ein automatisierter Prozess aus?

Ein automatisierter Reporting-Prozess beginnt dort, wo der manuelle heute startet: beim Datenexport. Anstatt eines manuellen Klicks wird der Export jedoch durch ein Skript oder einen geplanten Task ausgelöst. Die Daten werden in einem zentralen Verzeichnis abgelegt, wo der Automationsprozess sie übernimmt.

In einem zweiten Schritt werden die Rohdaten verarbeitet. Dieser Teil der Automatisierung ist das Herzstück. Hier werden die Daten bereinigt, zum Beispiel durch das Entfernen von Leerzeilen oder das Korrigieren von Datumsformaten. Kontonummern werden einem Management-Kontenplan zugeordnet, Kostenstellen werden gruppiert und Hierarchien aufgebaut. Mehrere Datenquellen, etwa aus verschiedenen Modulen oder Tochtergesellschaften, werden konsolidiert. Diese Transformationsschritte sind in einem Code oder einer Konfiguration festgeschrieben. Sie sind dokumentiert, versioniert und wiederholbar.

Das Ergebnis dieser Verarbeitung sind konsistent strukturierte Datensätze. Diese werden im letzten Schritt in die Zielformate überführt. Das kann eine Reihe von Excel-Dateien für das Monatsreporting sein, ein Datenmodell für Power BI oder eine CSV-Datei für den Upload in ein Planungstool. Der Prozess läuft weitgehend im Hintergrund. Das Finanzteam erhält eine Benachrichtigung, sobald die frischen Berichte zur Verfügung stehen. Die Rolle des Controllers verschiebt sich vom Ersteller zum Prüfer und Analysten.

Was Sie diesen Monat tun können

Eine vollständige Automatisierung ist ein Projekt. Der erste Schritt ist jedoch einfach und erfordert keine Investition. Er besteht darin, Klarheit über die bestehenden manuellen Abläufe zu gewinnen. Suchen Sie sich einen einzelnen, klar abgrenzbaren und wiederkehrenden Bericht aus, der Sie regelmässig viel Zeit kostet. Versuchen Sie nicht, sofort den gesamten Abschluss zu analysieren.

Dokumentieren Sie den Prozess zur Erstellung dieses einen Berichts so detailliert wie möglich. Notieren Sie die einzelnen Klicks, Formeln und manuellen Kopiervorgänge. Diese Übung mag trivial erscheinen, ist aber die Grundlage für eine erfolgreiche Automatisierung. Sie schafft ein gemeinsames Verständnis und deckt die wahren Zeitfresser und Fehlerquellen auf.

• Wählen Sie einen einzelnen, wiederkehrenden Bericht aus, zum Beispiel den monatlichen Umsatzreport nach Sparten.
• Schreiben Sie jeden einzelnen manuellen Schritt auf, vom Export aus dem ERP bis zur versandfertigen Datei.
• Messen Sie die Zeit, die Sie oder Ihr Team für diesen Prozess benötigen. Seien Sie dabei ehrlich.
• Identifizieren Sie die drei fehleranfälligsten oder aufwendigsten Schritte. Oft sind dies manuelle Anpassungen oder das Zusammenführen von Daten aus unterschiedlichen Quellen.

Mit dieser Dokumentation halten Sie eine genaue Beschreibung des Problems in den Händen. Sie bildet die Basis für eine Diskussion über mögliche Lösungen – sei es durch eine Optimierung der bestehenden Excel-Dateien, den Einsatz von Bordmitteln wie Power Query oder die Zusammenarbeit mit einem externen Automatisierungspartner. Dieser erste Schritt schafft Wert, unabhängig vom weiteren Vorgehen.

SAP, Abacus, bexio, Sage, Odoo, Microsoft Dynamics, Excel und Power BI sind eingetragene Marken ihrer jeweiligen Eigentümer.