Die ESG-Datenkette: Den Reporting-Prozess automatisieren

Das Reporting zu Umwelt-, Sozial- und Governance-Themen (ESG) verändert sich grundlegend. Es ist nicht länger eine separate Übung für die Kommunikationsabteilung. Die Anforderungen werden spezifischer, die Daten werden prüfbar und die Prozesse rücken ins Zentrum der Finanzabteilung. Eine aktuelle Studie zeigt eine schnelle globale Konvergenz der ESG-Berichtsstandards (Delgado Sanchez 2024). Für Finanzteams in Schweizer KMU entsteht daraus eine neue, dringende Aufgabe. Sie müssen den ESG Reporting Prozess aufbauen und automatisieren, um ihn in ihre bestehenden Abläufe zu integrieren. Die Kette von der Datenerhebung bis zum finalen Bericht muss die gleiche Zuverlässigkeit aufweisen wie die Finanzberichterstattung selbst.

Globale Standards konvergieren – was das für Schweizer KMU bedeutet

Eine Studie aus dem Jahr 2024 analysierte die Offenlegungspraktiken in 22 Rechtsordnungen. Sie stellt fest, dass die ESG-Berichterstattung eine globale Sättigung erreicht. Die durchschnittliche Offenlegungsrate über alle untersuchten Länder stieg von 89,2 % im Jahr 2019 auf 97,1 % im Jahr 2024 (Delgado Sanchez 2024). Gleichzeitig nahm die Standardabweichung der Raten zwischen den Ländern markant ab. Dies belegt eine starke Angleichung der Praktiken und Erwartungen.

Für ein Schweizer KMU sind diese Zahlen von direkter Relevanz. Auch wenn Ihr Unternehmen nicht direkt einer gesetzlichen Berichtspflicht unterliegt, ist es Teil einer globalen Lieferkette. Grosse Kunden, Banken und Investoren fordern zunehmend standardisierte und geprüfte ESG-Daten. Diese Anforderungen werden systematisch an ihre Partner und Lieferanten weitergegeben. Die freiwillige Angabe von gestern wird so zur vertraglichen Pflicht von morgen. Die Qualität dieser nicht-finanziellen Daten wird zu einem entscheidenden Faktor für die Geschäftsbeziehung.

Die Herausforderung: Daten ausserhalb des ERP-Systems

Finanzdaten sind im ERP-System (Enterprise Resource Planning) zentralisiert. Die Prozesse für ihre Erfassung, Verarbeitung und Kontrolle sind etabliert und hochgradig standardisiert. Das Finanzteam kann sich auf die Integrität dieser Daten verlassen. Bei ESG-Daten ist die Ausgangslage eine andere. Sie entstehen oft dezentral und ausserhalb der etablierten Finanzsysteme.

CO2-Emissionen werden aus Verbrauchsdaten von Energie, Treibstoff und Geschäftsreisen berechnet. Angaben zur Mitarbeiterfluktuation oder zum Weiterbildungsaufwand stammen aus dem HR-System. Informationen zur Nachhaltigkeit in der Lieferkette kommen von den Lieferanten selbst, oft in Form von individuellen Fragebögen oder Zertifikaten. Diese Informationen liegen häufig in Excel-Tabellen, E-Mails oder PDF-Dokumenten vor. Sie sind nicht standardisiert und unterliegen selten den gleichen strengen Kontrollen wie Buchungsdaten. Diese manuelle und fragmentierte Datenlandschaft birgt erhebliche Risiken für die Datenqualität. Die Kette von der Quelle bis zum Report ist an vielen Stellen anfällig für Fehler und der Prozess ist weder transparent noch effizient.

Eine robuste Datenkette aufbauen: Von der Sammlung zur Validierung

Um prüfbare ESG-Berichte zu erstellen, benötigen Finanzteams einen strukturierten Prozess. Dieser Prozess muss in seiner Logik und Disziplin dem Finanzabschluss ähneln. Er lässt sich in klare Phasen unterteilen.

Am Anfang steht die Wesentlichkeitsanalyse. Sie definiert, welche ESG-Themen und -Kennzahlen für das eigene Geschäftsmodell und die Anspruchsgruppen tatsächlich relevant sind. Danach folgt die Phase der Datensammlung. Hier müssen klare Verantwortlichkeiten und Formate definiert werden. Wer liefert welche Daten bis wann und in welcher Form? Einheitliche Vorlagen und klare Anleitungen sind ein erster, wichtiger Schritt zur Standardisierung.

Der nächste Schritt ist die Validierung. Die gesammelten Daten müssen auf ihre Plausibilität geprüft werden. Vergleiche mit Vorperioden, interne Benchmarks oder branchenspezifische Kennzahlen helfen dabei, Ausreisser und Fehler zu identifizieren. Ein Vier-Augen-Prinzip ist auch hier unerlässlich. Zuletzt werden die validierten Daten konsolidiert und für die verschiedenen Berichtsformate aufbereitet. Dies kann ein dedizierter Nachhaltigkeitsbericht, ein Kundenfragebogen oder ein integrierter Teil des Geschäftsberichts sein.

Automatisierung als Schlüssel zur Datenqualität und Effizienz

Ein manueller Prozess für das ESG-Reporting ist aufwändig und fehleranfällig. Mit steigendem Detaillierungsgrad und zunehmender Frequenz der Anfragen wird er schnell unwirtschaftlich und blockiert wertvolle Ressourcen im Finanzteam. Die Automatisierung ist der logische Schritt, um Effizienz, Konsistenz und Qualität zu sichern. Sie schafft eine stabile Brücke zwischen den dezentralen Datenquellen und dem zentralen Reporting.

Automatisierte Abläufe können Daten aus verschiedenen Systemen und Dateien abrufen. Sie können vordefinierte Validierungsregeln systematisch anwenden und Abweichungen zur Überprüfung melden. Sie erstellen konsistente Berichte auf Knopfdruck und stellen sicher, dass die gleichen Quelldaten für alle Auswertungen verwendet werden. Dies betrifft genau die Excel-Schicht, die in vielen Unternehmen zwischen dem ERP-Export und dem finalen Bericht liegt. Die Digitalisierung dieser Prozesse hat nachweislich positive Effekte auf die Qualität der Buchhaltungsinformationen, da sie die Transparenz erhöht und Informationsasymmetrien reduziert (Accounting, Finance and Computational Intelligence 2024).

Ein robuster, automatisierter Prozess schreckt zudem opportunistisches Verhalten ab und stärkt die interne Kontrolle (Accounting, Finance and Computational Intelligence 2024). Die systematische Behandlung von nicht-finanziellen Daten mit der gleichen Sorgfalt wie Finanzdaten ist ein wichtiger Schritt. Moderne Prüfsysteme kombinieren zunehmend Textanalyse und Algorithmen zur Anomalieerkennung, um die Zuverlässigkeit von Unternehmensberichten zu verbessern (Journal of Management and Business Solutions 2024). Ein sauberer ESG-Prozess ist Teil dieser Entwicklung. Zudem zeigen Studien einen positiven Einfluss von nachhaltigem Wirtschaften auf die finanzielle Leistung (Jurnal Literasi Akuntansi 2025). Ein gutes ESG-Reporting ist also nicht nur eine Pflicht, sondern kann auch einen messbaren Wertbeitrag leisten.

Was Sie diesen Monat tun können

Der Aufbau eines umfassenden ESG-Reportings ist ein Projekt. Sie können jedoch bereits diesen Monat mit konkreten, überschaubaren Schritten beginnen, um die Grundlage zu schaffen.

• Bilden Sie eine kleine, funktionsübergreifende Arbeitsgruppe. Binden Sie Kollegen aus den Finanzen, dem Betrieb, der Personalabteilung und dem Einkauf ein, um eine ganzheitliche Sicht sicherzustellen.
• Führen Sie eine Bestandsaufnahme durch. Welche Anfragen zu ESG-Themen erhalten Sie bereits von Kunden, Banken oder anderen Partnern? Welche Datenpunkte erfassen Sie heute schon, auch wenn es nur informell in Excel-Listen geschieht?
• Wählen Sie eine einzige, aber wichtige Kennzahl aus. Ein gutes Beispiel sind die CO2-Emissionen, die durch den Stromverbrauch an Ihrem Hauptstandort entstehen (Scope 2). Diese Kennzahl ist relevant und die Datenquelle ist meist klar.
• Verfolgen Sie den Weg dieser Kennzahl zurück bis zur Quelle. Dokumentieren Sie jeden einzelnen Schritt: von der Stromrechnung des Energieversorgers über die manuelle Eingabe in eine Tabelle bis zur Berechnung in Kilowattstunden und der Umrechnung in CO2-Äquivalente. Notieren Sie, wer was tut und wo Fehler oder Unsicherheiten entstehen können.

Diese einfache Übung schafft ein gemeinsames Verständnis für die Komplexität der Aufgabe. Sie deckt die Schwachstellen in der bestehenden Datenkette auf. Sie bildet die Grundlage für die Konzeption eines robusten, nachvollziehbaren und schliesslich automatisierten Prozesses.

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