Partner für die Automatisierungs-Potenzialanalyse: Worauf Finanzteams achten sollten

Die Möglichkeiten zur Automatisierung im Finanzbereich nehmen zu. Werkzeuge wie Microsoft Copilot versprechen, Aufgaben durch künstliche Intelligenz zu vereinfachen (learn.microsoft.com 2026). Gleichzeitig steigen die Anforderungen an das Berichtswesen stetig. Insbesondere die Offenlegung von ESG-Kriterien – Umwelt, Soziales und Unternehmensführung – wird umfassender. Eine Analyse von 22 Rechtsordnungen zeigt, dass die durchschnittliche Offenlegungsrate von 89,2 % im Jahr 2019 auf 97,1 % im Jahr 2024 gestiegen ist (Delgado Sanchez 2027). Diese Entwicklung erfordert die Sammlung und Verarbeitung neuer Daten, die oft ausserhalb des traditionellen ERP-Systems liegen. Manuelle Prozesse stossen hier schnell an ihre Grenzen. In einem unsicheren wirtschaftlichen Umfeld kann es für Finanzteams schwierig sein, die richtigen Prioritäten zu setzen. Eine externe Potenzialanalyse hilft, Fehlinvestitionen zu vermeiden. Die Suche nach dem richtigen Anbieter ist deshalb ein erster, wichtiger Schritt.

Mehr als nur eine technische Evaluation

Eine Potenzialanalyse wird oft als rein technische Aufgabe missverstanden. Die Prüfung konzentriert sich dann auf die Frage, welche Software eingeführt werden kann. Dieser Ansatz greift zu kurz. Die grössten Potenziale für eine nachhaltige Verbesserung liegen nicht in den Werkzeugen selbst, sondern in der Optimierung der Finanzprozesse. Ein Partner muss daher die Sprache des Finanzteams sprechen und die Abläufe im Detail verstehen.

Das Ziel jeder Automatisierung ist die Verbesserung der Qualität der Rechnungslegungsinformationen. Dies wird durch erhöhte Transparenz und eine geringere Informationsasymmetrie erreicht. Gut dokumentierte und automatisierte Prozesse schränken zudem den Spielraum für opportunistisches Verhalten von Managern ein (doi.org 2024a). Die Nachvollziehbarkeit der Zahlen wird erhöht und die Governance gestärkt. Ein Partner mit tiefem Prozessverständnis kann beurteilen, wo eine Automatisierung nicht nur Zeit spart, sondern auch die Verlässlichkeit und Integrität der Zahlen erhöht. Es geht um den Geschäftsnutzen, nicht um die technische Machbarkeit allein.

Die richtigen Fragen für eine fundierte Analyse

Eine gute Potenzialanalyse beginnt nicht mit einer Software-Demonstration. Sie beginnt mit Fragen zu Ihren bestehenden Prozessen. Wo treten heute manuelle, fehleranfällige Arbeitsschritte auf? Wie sieht die Kette vom ERP-Export über die Verarbeitung in Excel bis zum fertigen Bericht oder zur Einreichung bei den Behörden aus? Welche Datenquellen werden genutzt und wie wird deren Qualität sichergestellt?

Die Analyse muss die gesamte Prozesskette beleuchten. Nur so lassen sich die wahren Engpässe und Risiken identifizieren. Ein wichtiger Nebeneffekt von klar definierten und automatisierten Prozessen ist die Stärkung des internen Kontrollsystems (IKS). Automatisierung schafft inhärente Kontrollpunkte und reduziert das Risiko menschlicher Fehler. Darüber hinaus eröffnen moderne Technologien neue Möglichkeiten zur Risikoerkennung. Die Integration von Algorithmen zur Anomalieerkennung kann die Identifizierung von Unregelmässigkeiten erheblich verbessern. Studien zeigen, dass neuronale Netzwerke bei der Erkennung von betrügerischer Finanzberichterstattung eine sehr hohe Genauigkeit erreichen können (doi.org 2024a). Eine Potenzialanalyse sollte daher auch prüfen, wo solche fortschrittlichen Methoden einen Mehrwert für das Risikomanagement schaffen.

Eine umfassende Analyse geht über die reinen Zahlen hinaus. Fortschrittliche Systeme können heute auch unstrukturierte Daten auswerten. Dazu gehören beispielsweise Analysen des Management-Tons in Geschäftsberichten oder Indikatoren für die Komplexität der Finanzberichterstattung. Die Kombination solcher qualitativen Analysen mit quantitativen Algorithmen verbessert die Identifizierung von Risiken und potenziell betrügerischen Abschlüssen erheblich (doi.org 2024a). Ein kompetenter Partner wird diese Möglichkeiten in seine Überlegungen einbeziehen und aufzeigen, wie Ihr Unternehmen von einem breiteren Datenverständnis profitieren kann.

Neue Technologien können zudem die tägliche Arbeit und die Entscheidungsfindung beschleunigen. Die Integration von Konversations-KI und Suchfunktionen direkt in die Arbeitsumgebung, wie bei Microsoft 365 Copilot, ist ein Beispiel dafür. Anstatt zwischen ERP, Excel und E-Mail-Programmen zu wechseln, können Anfragen in einer einheitlichen Umgebung gestellt werden. Dies reduziert Unterbrechungen und verkürzt die Entscheidungszyklen (learn.microsoft.com 2026). Ein Controller kann so während des Monatsabschlusses ad-hoc Fragen der Geschäftsleitung schneller und mit weniger Aufwand beantworten. Ein guter Analysepartner zeigt auf, wo solche Werkzeuge einen konkreten Mehrwert im Arbeitsalltag Ihres Teams schaffen können.

Eine priorisierte Roadmap als greifbares Ergebnis

Das Resultat einer Potenzialanalyse sollte kein allgemeines Strategiepapier sein. Es ist auch keine Einkaufsliste für Software. Ein wertvolles Ergebnis ist eine konkrete und priorisierte Roadmap. Diese listet mögliche Automatisierungsprojekte auf und bewertet sie nach zwei Kriterien: dem erwarteten Nutzen für das Geschäft und dem geschätzten Umsetzungsaufwand.

Eine solche Roadmap ermöglicht ein schrittweises Vorgehen. Finanzteams können mit Projekten beginnen, die einen schnellen Nutzen bei überschaubarem Aufwand versprechen – sogenannte «Quick Wins». Gleichzeitig schafft die Roadmap eine klare Vision für die längerfristige Entwicklung der Finanzfunktion.

Dieser strukturierte Ansatz ist besonders in einem unsicheren wirtschaftlichen Umfeld wertvoll. Studien zeigen, dass externe Unsicherheiten, wie zum Beispiel ökologische oder geopolitische Faktoren, die positiven Effekte der digitalen Transformation auf die Qualität der Buchhaltungsinformationen beeinflussen können (doi.org 2024a). In solchen Zeiten werden Investitionen genauer geprüft. Eine klare, priorisierte Roadmap dient als fundierte Entscheidungsgrundlage. Sie hilft, Risiken zu minimieren und Investitionen gezielt dort zu tätigen, wo sie den grössten Beitrag zur Prozessstabilität und Risikominderung leisten. Die Fokussierung auf Resilienz statt nur auf Effizienz ist ein Kennzeichen einer guten Strategie.

Woran Sie einen geeigneten Partner erkennen

Die Wahl des Partners ist entscheidend für den Erfolg der Analyse. Ein Partner sollte nicht nur technische Möglichkeiten aufzeigen, sondern deren Relevanz für Ihre spezifischen Finanzprozesse und Governance-Anforderungen bewerten können. Achten Sie auf folgende Merkmale:

• Er spricht Ihre Sprache: Der Partner versteht die Fachbegriffe des Finanz- und Rechnungswesens. Er diskutiert mit Ihnen über Abgrenzungen, Rückstellungen und Konsolidierung, nicht nur über APIs und Datenbanken.
• Er fokussiert auf Prozesse: Die Gespräche drehen sich um Ihre Abläufe, insbesondere den Monatsabschluss und das Berichtswesen. Die Technologie ist ein Mittel zum Zweck, nicht der Ausgangspunkt der Diskussion.
• Er zeigt Grenzen auf: Ein seriöser Partner erklärt Ihnen auch, was nicht automatisiert werden sollte. Skopa automatisiert die Excel-Schicht, die um das ERP herum existiert. Das ERP-System selbst wird nicht ersetzt.
• Er liefert eine umsetzbare Roadmap: Sie erhalten einen konkreten Plan mit priorisierten Massnahmen. Dieser Plan unterscheidet zwischen kurzfristigen Verbesserungen und langfristigen strategischen Zielen.
• Er baut auf dem Bestehenden auf: Der Ansatz ist evolutionär, nicht revolutionär. Die Automatisierung integriert sich in Ihre bestehende Systemlandschaft und nutzt die Daten aus Ihrem ERP als Grundlage.

Was Sie diesen Monat bereits tun können

Sie müssen nicht auf einen externen Partner warten, um mit der Vorbereitung zu beginnen. Ein einfacher erster Schritt schafft eine hervorragende Grundlage für jede weitere Diskussion. Nehmen Sie sich einen wiederkehrenden, manuellen Prozess vor, der Ihr Team jeden Monat viel Zeit und Nerven kostet.

Dokumentieren Sie diesen Prozess detailliert. Notieren Sie jeden einzelnen Schritt – vom Datenexport aus dem ERP-System über alle manuellen Anpassungen in Excel bis zum Versand des finalen Berichts per E-Mail. Seien Sie dabei so präzise wie möglich. Halten Sie auch fest, welche Prüfungen und Plausibilisierungen heute manuell erfolgen.

Schätzen Sie im Anschluss den Zeitaufwand, den Ihr Team monatlich für genau diesen einen Prozess aufwendet. Diese Zahl, kombiniert mit der detaillierten Prozessbeschreibung, ist ein äusserst wertvoller und konkreter Ausgangspunkt. Mit dieser Vorarbeit können Sie jede Diskussion über Automatisierung – ob intern oder mit einem externen Anbieter – viel zielgerichteter führen.

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