La fiabilité des processus financiers automatisés : une question de méthode

La clôture mensuelle est terminée, l'exportation de l'ERP est disponible. Le travail dans Excel commence alors pour préparer les données pour le reporting, la consolidation ou le décompte TVA. Bon nombre de ces étapes sont répétitives et se prêtent à une automatisation. Mais cela soulève une question centrale : celle de la fiabilité des calculs financiers automatisés. Cette question n'est pas un simple sujet informatique. C'est une question de sécurité pour l'entreprise. Les chiffres doivent être justes.

L'automatisation comme enjeu de sécurité

Dans les sciences de l'ingénieur, la fiabilité des systèmes critiques pour la sécurité est assurée de manière méthodique. Les ingénieurs ne construisent pas un pont ou ne programment pas une commande de machine pour ensuite espérer qu'elle fonctionne. Il existe des processus établis pour la conception, les tests et la maintenance. Un calcul financier automatisé peut être considéré comme un tel système critique pour la sécurité. Une erreur peut conduire à de mauvaises décisions entrepreneuriales, à des déclarations erronées aux autorités ou à des pertes non détectées. L'intégrité des chiffres financiers est un pilier fondamental de la gestion d'entreprise.

La complexité du reporting financier est à cet égard un facteur de risque connu. Une étude a montré qu'une complexité élevée peut être un prédicteur significatif de reporting financier frauduleux (doi.org 2024a). Des fichiers Excel confus, maintenus manuellement, avec de nombreuses liaisons et adaptations manuelles, contribuent à cette complexité risquée. L'automatisation peut y remédier, mais seulement si elle ne devient pas elle-même un nouveau niveau de complexité opaque. L'objectif doit être une chaîne traçable et transparente, de l'extraction des données brutes à l'indicateur final.

Le défi du changement constant

Un processus mis en place une fois reste rarement stable. L'environnement technologique est soumis à des changements constants. Votre fournisseur d'ERP installe des mises à jour. Votre système d'exploitation est actualisé. Le logiciel de bureautique sur lequel tourne votre automatisation Excel évolue. Ces changements se produisent souvent en arrière-plan et sans votre intervention directe. Ils peuvent représenter un risque latent pour la stabilité de vos processus automatisés.

Un exemple en est l'introduction de nouvelles fonctions dans des logiciels largement répandus. Microsoft introduit de nouvelles fonctions Copilot selon un « modèle de déploiement sécurisé » (Microsoft 2026). Les modifications sont alors activées progressivement pour des groupes d'utilisateurs de plus en plus larges. Cette approche est judicieuse du point de vue du fabricant pour minimiser les risques. Pour votre équipe financière, cela signifie cependant que le fonctionnement de vos outils peut changer sans préavis. Une formule, un script ou une requête qui fonctionnait encore hier peut fournir un résultat différent ou générer une erreur demain.

Une automatisation selon le principe « configurer et oublier » peut s'avérer insuffisante. La chaîne de calculs — de l'exportation de l'ERP au rapport final en passant par la transformation dans Excel — n'est aussi solide que son maillon le plus faible. Une modification externe sur l'un des maillons peut affecter toute la chaîne. La fiabilité doit donc être gérée activement et en continu.

L'approche méthodique de la fiabilité

La réponse à ce défi réside dans la méthode. Une automatisation doit être comprise comme un processus d'ingénierie, et non comme un projet de programmation ponctuel. L'accent est moins mis sur la résolution rapide d'une tâche que sur la création d'une solution fiable à long terme. Cette approche est en accord avec les conclusions selon lesquelles la transformation numérique peut améliorer la qualité des informations comptables en augmentant la transparence et en réduisant l'asymétrie de l'information (doi.org 2024a).

Une approche méthodique comprend trois domaines clés. Premièrement, une documentation soignée. Toutes les étapes essentielles du calcul, les hypothèses et les sources de données doivent être consignées de manière claire et compréhensible. Deuxièmement, un versionnage conséquent. Les modifications importantes de la logique ou des sources doivent rester traçables. Ainsi, en cas de besoin, il est clair quelle version d'un rapport a été établie avec quelle base de calcul. Troisièmement, des tests intégrés. L'automatisation devrait vérifier elle-même sa plausibilité. Les sommes de contrôle, les analyses d'écarts et les rapprochements devraient faire partie du processus automatisé et, idéalement, ne pas constituer une étape manuelle ultérieure.

Qu'est-ce que cela signifie en pratique pour l'équipe financière ?

En tant que CFO ou directeur financier, vous n'avez pas besoin de devenir vous-même programmeur. Votre tâche consiste à définir les bonnes exigences pour l'automatisation. L'accent se déplace de la simple exécution fonctionnelle vers la qualité du processus. Les questions décisives s'élargissent. À côté de la question « Le processus fournit-il le bon résultat ? », d'autres s'ajoutent : « Le processus est-il robuste face aux changements ? », « Pouvons-nous retracer un chiffre du rapport jusqu'à son origine ? » et « Le processus signale-t-il de lui-même si quelque chose ne va pas ? ».

La recherche montre des approches avancées dans cette direction. Des études prouvent que la combinaison de l'analyse de texte, d'indicateurs de complexité et d'algorithmes de détection d'anomalies peut améliorer la détection d'irrégularités dans les états financiers (doi.org 2024a). Un réseau neuronal de type auto-encodeur a atteint une grande précision dans la détection de la fraude (doi.org 2024a). Ce sont des outils très sophistiqués. Le principe sous-jacent est cependant pertinent pour de nombreuses équipes financières : un système fiable recherche activement les erreurs et les anomalies. Il part du principe que des erreurs peuvent se produire et est conçu pour les trouver.

Des étapes pour plus de fiabilité ce mois-ci

Vous pouvez améliorer la fiabilité de vos processus existants dès aujourd'hui. Il s'agit d'appliquer la mentalité d'un ingénieur à vos procédures basées sur Excel. Commencez par un processus modeste mais important. Les étapes suivantes vous aideront à identifier systématiquement les points faibles.

• Choisissez un rapport récurrent basé sur une exportation de l'ERP, par exemple un calcul de la marge sur coûts variables ou une planification de la trésorerie.
• Documentez les étapes manuelles que vous ou votre équipe effectuez depuis l'ouverture du fichier brut jusqu'au chiffre final.
• Identifiez au passage les hypothèses implicites. Où arrondit-on ? Où une cellule est-elle écrasée manuellement ? Quelles données sont considérées comme acquises ?
• Effectuez un calcul de contrôle avec les données du mois précédent. Remplacez uniquement le fichier d'entrée et exécutez à nouveau les étapes documentées. Le résultat est-il toujours correct ?
• Discutez en équipe des écarts et des faiblesses constatés. Cela crée une prise de conscience de la fragilité des processus manuels et partiellement automatisés.

Microsoft, Excel et Copilot sont des marques déposées de Microsoft Corporation.