Votre ERP a une API — et maintenant ?

La clôture mensuelle approche et les données du système ERP doivent être traitées. Votre fournisseur ERP a récemment présenté une nouvelle interface API, promettant un accès direct aux données financières. De nombreuses équipes se demandent donc comment utiliser une API ERP pour le reporting. L'objectif est souvent d'automatiser l'export ERP vers Excel pour le rapport mensuel. Dans la pratique, que ce soit pour connecter une API Abacus à Excel ou une autre solution, le travail ne fait souvent que commencer avec l'exportation des données.

L'API — un accès technique, pas un rapport finalisé

Une API (Application Programming Interface) est une interface de programmation. Elle permet à deux systèmes de communiquer et d'échanger des données. On peut se la représenter comme une prise électrique pour les données. Le système ERP fournit les données, et une autre application peut les récupérer. Cet échange se fait dans un format structuré et lisible par machine. L'API de bexio, par exemple, utilise le format JSON pour l'échange de données via des points de terminaison dits RESTful (bexio 2021).

Ces données brutes ne constituent cependant pas un rapport financier finalisé. Elles sont une longue liste d'écritures comptables, de soldes de comptes ou de postes non soldés. Les données sont techniquement correctes, mais pas encore pertinentes d'un point de vue de la gestion. La logique nécessaire à la création d'un rapport de gestion, d'un plan de liquidités ou d'une consolidation n'y est pas incluse. La responsabilité du fournisseur ERP s'arrête généralement à la mise à disposition de ces données brutes.

Le fossé entre les données brutes et le rapport finalisé

Après l'exportation des données, le véritable travail du controlling commence. Les données brutes doivent être importées dans l'environnement familier d'Excel. Là, elles sont nettoyées, validées et transformées. Les plans comptables doivent être mappés, les centres de coûts répartis et les écritures de régularisation passées. Souvent, des données provenant de plusieurs sources — l'ERP, le CRM, une comptabilité salariale distincte — doivent être fusionnées.

Ce traitement manuel dans Excel est sujet aux erreurs et chronophage. Une étude montre que plus de 40 % des PME suisses utilisent encore Excel pour une partie de leur comptabilité (Run my Accounts AG 2025). Cette couche Excel autour du système ERP est souvent complexe et comprise dans son intégralité par seulement quelques personnes dans l'entreprise. Elle constitue un maillon critique mais fragile dans la chaîne du reporting. Chaque modification dans le système ERP ou dans les exigences de reporting peut rompre cette chaîne.

Des outils pour combler le fossé

Il existe différents outils pour réduire la préparation manuelle des données. Les solutions de Business Intelligence comme Microsoft Power BI ou Tableau sont courantes. Elles peuvent se connecter directement aux bases de données ERP ou aux API. Avec des outils comme Power Query dans Excel, les étapes de transformation peuvent être automatisées. L'utilisateur construit un modèle de données et définit comment les données brutes doivent être traitées pour générer des rapports.

L'utilisation de tels outils est une étape importante. Elle ne remplace cependant pas la nécessité de créer et de maintenir la logique soi-même. L'équipe financière devient alors développeur et responsable des modèles de données et des requêtes. Cela exige des connaissances techniques spécifiques et mobilise des ressources. L'automatisation est limitée à l'outil et ne couvre souvent pas l'ensemble du processus, de l'acquisition des données à la distribution des rapports finalisés.

Les initiatives de standardisation des API visent à simplifier l'échange de données. L'association Swiss Fintech Innovations, par exemple, promeut des standards communs pour les API dans le secteur financier (Swiss Fintech Innovations 2018). De telles harmonisations sont précieuses. Elles facilitent l'accès technique aux données. Mais elles ne résolvent pas le problème fondamental : les données préparées doivent toujours être mises sous une forme pertinente du point de vue de la gestion d'entreprise.

Ce que signifie une automatisation complète du reporting

L'automatisation complète va au-delà du simple export de données et de la mise à disposition d'outils. Elle considère l'ensemble du processus comme une chaîne fermée. Le processus commence à l'exportation depuis l'ERP et se termine avec le rapport validé, prêt à être envoyé. Une solution d'automatisation prend en charge non seulement le transport des données, mais aussi toute la logique de traitement.

Cela inclut la validation des données sources, la transformation selon les règles métier de l'entreprise et la création des analyses finales. La solution n'est pas une boîte à outils, mais un processus assisté. Les modifications du plan comptable, les nouvelles sociétés ou les exigences de reporting adaptées sont mises à jour dans la logique d'automatisation. L'objectif n'est pas de donner à l'équipe financière un outil de plus, mais de la décharger du travail manuel et répétitif.

Une telle approche ne remplace pas le système ERP. Elle s'appuie sur lui et automatise la couche Excel qui l'entoure. La souveraineté sur les données financières et la comptabilité reste entièrement à l'entreprise et à son ERP. L'automatisation crée un pont robuste et traçable entre les données brutes et les informations décisionnelles pour le management.

Étapes concrètes pour votre reporting ce mois-ci

Vous n'avez pas besoin d'attendre une grande initiative informatique pour y voir plus clair. Vous pouvez commencer dès ce mois-ci à préparer votre reporting pour une automatisation. Les étapes suivantes vous aideront à documenter la situation actuelle et à définir les exigences.

• Documentez le processus actuel : Décrivez le parcours des données de l'export ERP jusqu'au rapport final. Quelles étapes manuelles effectuez-vous dans Excel ? Qui est responsable de quelle tâche ? Quels fichiers sont utilisés ?
• Vérifiez vos sources de données : Demandez à votre fournisseur ERP la documentation technique de l'API. Clarifiez quels champs de données sont exactement disponibles. Ces données correspondent-elles à vos besoins pour le reporting ?
• Définissez l'état cible : Concevez le rapport cible idéal. Quels indicateurs clés de performance (KPI) sont vraiment pertinents pour le pilotage de l'entreprise ? Qui sont les destinataires des rapports et de quelles informations ont-ils besoin ?
• Quantifiez l'effort manuel : Estimez le temps que votre équipe consacre chaque mois à la création manuelle des rapports. Ce chiffre constitue une base solide pour évaluer les solutions d'automatisation.

Abacus, bexio, Excel, Power BI, Tableau, SAP, Odoo, Sage et Dynamics sont des marques déposées ou des marques de commerce de leurs propriétaires respectifs.