Die Zuverlässigkeit automatisierter Finanzprozesse: Eine Frage der Methode

Der Monatsabschluss ist abgeschlossen, der ERP-Export liegt vor. Nun beginnt die Arbeit in Excel, um die Daten für das Reporting, die Konsolidierung oder die MWST-Abrechnung aufzubereiten. Viele dieser Schritte sind repetitiv und eignen sich für eine Automatisierung. Doch damit stellt sich eine zentrale Frage: die der Zuverlässigkeit der Automatisierung von Finanzprozessen. Diese Frage ist kein reines IT-Thema. Sie ist eine Frage der unternehmerischen Sicherheit. Die Zahlen müssen stimmen.

Automatisierung als Sicherheitsfrage

In den Ingenieurwissenschaften wird die Zuverlässigkeit sicherheitskritischer Systeme methodisch sichergestellt. Ingenieure bauen keine Brücke oder programmieren eine Maschinensteuerung, um dann auf deren Funktion zu hoffen. Es gibt etablierte Prozesse für Entwurf, Prüfung und Wartung. Eine automatisierte Finanzberechnung kann als ein solches sicherheitskritisches System betrachtet werden. Ein Fehler kann zu falschen unternehmerischen Entscheidungen, fehlerhaften Meldungen an Behörden oder unentdeckten Verlusten führen. Die Integrität der Finanzzahlen ist ein Grundpfeiler der Unternehmensführung.

Die Komplexität der Finanzberichterstattung ist dabei ein bekannter Risikofaktor. Eine Studie zeigte, dass eine hohe Komplexität ein signifikanter Prädiktor für betrügerische Finanzberichterstattung sein kann (doi.org 2024a). Unübersichtliche, manuell gepflegte Excel-Dateien mit vielen Verknüpfungen und manuellen Anpassungen tragen zu dieser riskanten Komplexität bei. Automatisierung kann hier Abhilfe schaffen, aber nur, wenn sie selbst nicht zu einer neuen, undurchsichtigen Komplexitätsebene wird. Das Ziel muss eine nachvollziehbare, transparente Kette von der Rohdatengewinnung bis zur finalen Kennzahl sein.

Die Herausforderung ständiger Veränderung

Ein einmal eingerichteter Prozess bleibt selten stabil. Das technologische Umfeld unterliegt stetigen Veränderungen. Ihr ERP-Anbieter spielt Updates ein. Ihr Betriebssystem wird aktualisiert. Die Office-Software, auf der Ihre Excel-Automatisierung läuft, entwickelt sich weiter. Diese Veränderungen geschehen oft im Hintergrund und ohne Ihr direktes Zutun. Sie können ein latentes Risiko für die Stabilität Ihrer automatisierten Prozesse darstellen.

Ein Beispiel dafür ist die Einführung neuer Funktionen in weit verbreiteter Software. Microsoft führt neue Copilot-Funktionen nach einem «sicheren Bereitstellungsmodell» ein (Microsoft 2026). Dabei werden Änderungen schrittweise für grössere Benutzergruppen freigeschaltet. Dieser Ansatz ist aus Sicht des Herstellers sinnvoll, um Risiken zu minimieren. Für Ihr Finanzteam bedeutet es jedoch, dass sich die Funktionsweise Ihrer Werkzeuge unangekündigt ändern kann. Eine Formel, ein Skript oder eine Abfrage, die gestern noch funktionierte, kann morgen ein anderes Ergebnis liefern oder einen Fehler erzeugen.

Eine Automatisierung nach dem Prinzip «einmal einrichten und vergessen» kann sich als unzureichend erweisen. Die Kette der Berechnungen – vom ERP-Export über die Transformation in Excel bis zum finalen Bericht – ist nur so stark wie ihr schwächstes Glied. Eine externe Änderung an einem der Glieder kann die gesamte Kette beeinträchtigen. Die Zuverlässigkeit muss daher aktiv und fortlaufend bewirtschaftet werden.

Der methodische Ansatz zur Zuverlässigkeit

Die Antwort auf diese Herausforderung liegt in der Methode. Eine Automatisierung sollte als ein ingenieurmässiger Prozess verstanden werden, nicht als einmaliges Programmierprojekt. Der Fokus liegt weniger auf der schnellen Lösung einer Aufgabe. Er liegt vielmehr auf der Schaffung einer dauerhaft verlässlichen Lösung. Dieser Ansatz steht im Einklang mit Erkenntnissen, dass die digitale Transformation die Qualität der Rechnungslegungsinformationen verbessern kann, indem sie die Transparenz erhöht und die Informationsasymmetrie verringert (doi.org 2024a).

Ein methodischer Ansatz umfasst drei Kernbereiche. Erstens, eine sorgfältige Dokumentation. Alle wesentlichen Schritte der Berechnung, Annahmen und Datenquellen sollten klar und nachvollziehbar festgehalten sein. Zweitens, eine konsequente Versionierung. Wesentliche Änderungen an der Logik oder den Quellen müssen nachverfolgbar bleiben. So ist im Bedarfsfall klar, welche Version eines Berichts mit welcher Berechnungsgrundlage erstellt wurde. Drittens, integrierte Tests. Die Automatisierung sollte sich selbst auf Plausibilität prüfen. Kontrollsummen, Abweichungsanalysen und Abstimmungen sollten Teil des automatisierten Prozesses sein und idealerweise nicht einen manuellen Schritt danach darstellen.

Was bedeutet das für die Praxis im Finanzteam?

Als CFO oder Leiter Finanzen müssen Sie nicht selbst zum Programmierer werden. Ihre Aufgabe ist es, die richtigen Anforderungen an die Automatisierung zu stellen. Der Fokus verschiebt sich von der reinen Funktionserfüllung hin zur Prozessqualität. Die entscheidenden Fragen erweitern sich. Neben der Frage «Liefert der Prozess das richtige Ergebnis?» treten weitere hinzu: «Ist der Prozess robust gegenüber Veränderungen?», «Können wir eine Zahl im Bericht auf ihren Ursprung zurückführen?» und «Meldet der Prozess von sich aus, wenn etwas nicht stimmt?».

Die Forschung zeigt fortschrittliche Ansätze in diese Richtung. Studien belegen, dass die Kombination von Textanalyse, Komplexitätsindikatoren und Algorithmen zur Anomalieerkennung die Aufdeckung von Unregelmässigkeiten in Abschlüssen verbessern kann (doi.org 2024a). Ein sogenanntes Autoencoder Neural Network erreichte dabei eine hohe Genauigkeit bei der Betrugserkennung (doi.org 2024a). Dies sind hochentwickelte Werkzeuge. Das Prinzip dahinter ist jedoch für viele Finanzteams relevant: Ein zuverlässiges System sucht aktiv nach Fehlern und Anomalien. Es geht davon aus, dass Fehler passieren können, und ist darauf ausgelegt, sie zu finden.

Schritte zu mehr Zuverlässigkeit diesen Monat

Sie können die Zuverlässigkeit Ihrer bestehenden Prozesse bereits heute verbessern. Es geht darum, die Denkweise eines Ingenieurs auf Ihre Excel-basierten Abläufe anzuwenden. Beginnen Sie mit einem kleinen, aber wichtigen Prozess. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, Schwachstellen systematisch zu identifizieren.

• Wählen Sie einen wiederkehrenden Bericht aus, der auf einem ERP-Export basiert, zum Beispiel eine Deckungsbeitragsrechnung oder eine Liquiditätsplanung.
• Dokumentieren Sie die manuellen Schritte, die Sie oder Ihr Team vom Öffnen der Rohdatei bis zur finalen Zahl ausführen.
• Identifizieren Sie dabei die impliziten Annahmen. Wo wird gerundet? Wo wird eine Zelle manuell überschrieben? Welche Daten werden als gegeben hingenommen?
• Führen Sie eine Kontrollrechnung mit den Daten des Vormonats durch. Tauschen Sie nur die Eingabedatei aus und führen Sie die dokumentierten Schritte erneut aus. Stimmt das Ergebnis noch?
• Besprechen Sie die gefundenen Abweichungen und Schwachstellen im Team. Dies schafft ein Bewusstsein für die Fragilität manueller und teil-automatisierter Prozesse.

Microsoft, Excel und Copilot sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation.