Die versteckten Wartungskosten der Excel-Automatisierung

Ein Prozess im Monatsabschluss ist repetitiv. Ein Controller im Team erstellt eine Automatisierung in Excel. Die Lösung ist clever, sie spart Stunden und funktioniert zuverlässig. Das Problem scheint gelöst. Doch die wahren Herausforderungen beginnen oft erst nach der erfolgreichen Implementierung. Die Frage nach der langfristigen Excel-Automatisierung, Wartung und Kosten wird selten zu Beginn gestellt. Die laufende Instandhaltung wird zu einer versteckten Belastung, die den ursprünglichen Nutzen aufzehren kann.

Die Illusion des einmaligen Projekts

Die Automatisierung eines Finanzprozesses wird oft als einmaliges Projekt verstanden. Man investiert Zeit und Wissen, um eine manuelle Aufgabe zu ersetzen. Danach soll der Prozess von selbst laufen. Diese Annahme ist verständlich, aber sie übersieht einen entscheidenden Faktor. Die gebaute Lösung existiert nicht im luftleeren Raum.

Sie ist Teil eines Ökosystems von Software, das sich ständig verändert. Während das ERP-System in der Regel stabil bleibt, werden die Werkzeuge der Office-Umgebung laufend aktualisiert. Eine Excel-Automatisierung ist somit kein fertiges Produkt. Sie ist ein abhängiges Glied in einer Kette, deren andere Glieder sich bewegen.

Software-Updates als stetige Fehlerquelle

Moderne Software wird oft nicht mehr in grossen, jährlichen Versionen veröffentlicht. Anbieter wie Microsoft liefern Updates für Produkte wie Microsoft 365 in einem kontinuierlichen Strom aus. Jedes dieser Updates kann die Funktionsweise einer intern gebauten Automatisierung beeinträchtigen. Was gestern funktionierte, kann heute ohne Vorwarnung fehlerhaft sein.

Ein aktuelles Beispiel ist die Einführung von KI-Werkzeugen wie Copilot. Neue Funktionen werden schrittweise über ein sogenanntes «safe deployment model» eingeführt (Microsoft 2026). Das bedeutet, dass verschiedene Benutzer zu unterschiedlichen Zeiten unterschiedliche Funktionalitäten sehen. Eine Automatisierung, die auf eine bestimmte Menüstruktur oder ein bestimmtes Verhalten der Software angewiesen ist, kann bei einem Mitarbeiter funktionieren und beim anderen versagen.

Konkrete Änderungen wie die Integration von KI-Chats in Suchergebnisse oder die neue «Regenerate action» in Copilot verändern die Benutzeroberfläche grundlegend (Microsoft 2026). Eine Makro-Aufzeichnung, die eine feste Abfolge von Klicks simuliert, kann durch solche Änderungen unbrauchbar werden. Die Fehlersuche und Anpassung erfordern Zeit und technisches Wissen – Ressourcen, die im Finanzteam knapp sein können.

Die Kosten der internen Wartung

Die Wartung einer «Do-it-yourself»-Automatisierung ist mehr als nur die Behebung von Fehlern. Sie ist ein fortlaufender Prozess der Anpassung, des Testens und oft auch der Neuentwicklung. Diese Kosten können versteckt sein. Sie erscheinen oft nicht als separate Position im Budget. Stattdessen sind sie in den Arbeitsstunden von Fachkräften enthalten, die sich mit der Reparatur von Excel-Dateien beschäftigen, anstatt ihre eigentlichen Aufgaben zu erfüllen.

Ein weiteres Risiko liegt in der Abhängigkeit von einzelnen Personen. Oft wird die Automatisierung von einem einzigen, technisch versierten Mitarbeiter erstellt. Verlässt diese Person das Unternehmen, geht mit ihr oft auch das Wissen über die Funktionsweise und die Tücken der Lösung verloren. Die Dokumentation ist meist unvollständig oder veraltet.

Fällt die Automatisierung aus, steht das Team vor einem Problem. Der Prozess muss entweder manuell durchgeführt werden, was den ursprünglichen Zeitgewinn schmälert, oder jemand muss sich in die komplexe Datei einarbeiten. Beides bindet wertvolle Kapazitäten und erhöht den Druck während kritischer Phasen wie dem Monats- oder Jahresabschluss.

Qualitätssicherung in einem instabilen Umfeld

Ein Hauptziel der Automatisierung im Finanzbereich ist die Steigerung von Effizienz und Qualität. Eine Studie bestätigt, dass die digitale Transformation einen positiven und statistisch signifikanten Effekt auf die Qualität der Rechnungslegungsinformationen hat (Accounting, Finance and Computational Intelligence 2024). Automatisierung ist also grundsätzlich der richtige Weg.

Dieselbe Studie hebt jedoch hervor, dass digitale Technologien besonders wichtig sind, um die Qualität der Buchhaltungsinformationen unter instabilen Geschäftsbedingungen («unstable business conditions») aufrechtzuerhalten (Accounting, Finance and Computational Intelligence 2024). Eine intern gebaute Automatisierung, die durch Software-Updates wiederholt ausfällt, schafft selbst ein solches instabiles Umfeld. Sie wird von einer Lösung zu einer neuen Fehlerquelle.

Die Zuverlässigkeit der Daten und Berichte steht auf dem Spiel. Wenn eine Automatisierung unbemerkt falsche Ergebnisse liefert oder ganz ausfällt, kann dies die Integrität der gesamten Berichtskette – die Kette vom ERP-Export bis zur finalen Auswertung – gefährden. Das Vertrauen in die Zahlen schwindet.

Was Sie diesen Monat tun können

Ein professionell gewarteter Service ist nicht für jeden Prozess die richtige Antwort. Eine interne Lösung kann für einfache, stabile Aufgaben sinnvoll sein. Um eine fundierte Entscheidung zu treffen, ist eine Bestandsaufnahme der erste Schritt.

• Erstellen Sie eine Liste aller wesentlichen, auf Excel basierenden Automatisierungen in Ihrer Finanzabteilung. Erfassen Sie für jeden Prozess, welche Berichte erzeugt werden, welche Datenquellen genutzt werden und wer für die Erstellung und Wartung verantwortlich ist.
• Dokumentieren Sie den Zustand jeder Lösung. Wann wurde sie zuletzt geprüft? Gibt es eine verständliche Dokumentation? Welche Abhängigkeiten von anderer Software bestehen?
• Bewerten Sie das Risiko. Schätzen Sie für jeden Prozess den Schaden ein, der bei einem Ausfall entsteht. Wie kritisch ist der Bericht für den Monatsabschluss? Wie schnell kann der Fehler behoben werden und von wem?

Diese Analyse schafft eine klare Grundlage, um die versteckten Kosten und Risiken Ihrer aktuellen Automatisierungen zu beurteilen. Sie ist die Basis für wichtige Entscheidungen über die Zukunft dieser Prozesse.

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