Krankheitsausfälle: Ein unterschätztes Geschäftsrisiko für die Finanzabteilung

Der Monatsabschluss steht bevor. Die Routinen sind eingespielt, die Termine gesetzt. Ein unerwarteter Krankheitsausfall einer Schlüsselperson kann diesen Plan durchkreuzen. Kritische Berichte und Analysen können plötzlich stillstehen. Was früher eine rein personelle Herausforderung war, entwickelt sich für Schweizer KMU zu einem spürbaren finanziellen Risiko. Eine aktuelle Studie zeigt, dass die Kosten für krankheitsbedingte Fehlzeiten für 42 Prozent der KMU in den letzten fünf Jahren gestiegen sind (AXA 2026). Die Frage der Kostenreduktion ist daher nicht nur eine Aufgabe für die Personalabteilung. Für die Finanzleitung wird sie zu einer Frage der operativen Stabilität und der Risikosteuerung. Eine wesentliche Schwachstelle ist dabei die Abhängigkeit von manuellen, personengebundenen Prozessen.

Die direkten und indirekten Kosten eines Ausfalls

Ein Personalausfall kann Kosten verursachen, die über die Lohnfortzahlung hinausgehen. Die direkten Kosten sind gesetzlich geregelt. Gemäss Obligationenrecht muss ein Arbeitgeber den Lohn im ersten Dienstjahr für drei Wochen weiterzahlen. Danach gilt eine «angemessen längere Zeit», deren Dauer von kantonalen Skalen abhängt (WEKA Business Media AG 2026). Diese direkten Lohnkosten sind budgetierbar, stellen aber oft nur einen Teil der Belastung dar.

Die indirekten Kosten sind oft höher und schwieriger zu beziffern. Wenn eine für das Reporting zuständige Person ausfällt, müssen Aufgaben kurzfristig umverteilt werden. Kollegen, die mit den spezifischen Abläufen nicht vertraut sind, benötigen mehr Zeit und machen unter Umständen Fehler. Dies kann zu Verzögerungen beim Monatsabschluss, bei der Liquiditätsplanung oder bei der Erstellung von Berichten für die Geschäftsleitung führen. Fristen für die MWST-Abrechnung oder andere regulatorische Meldungen können unter Druck geraten. Der zusätzliche Aufwand für das verbleibende Team kann zu einer geringeren Produktivität und einer erhöhten Fehleranfälligkeit führen.

Prozessabhängigkeit als Kern des Problems

Die Störung liegt oft nicht allein im Ausfall begründet. Eine wesentliche Ursache ist die Abhängigkeit des Prozesses von einer einzelnen Person. In vielen Finanzabteilungen von KMU hängen kritische Abläufe stark von einzelnen Personen ab. Dies betrifft insbesondere die Kette vom ERP-Export bis zum fertigen Bericht. Daten werden aus dem ERP-System – sei es Abacus, SAP, bexio oder eine andere Lösung – exportiert und in Excel manuell weiterverarbeitet. Formeln werden angepasst, Daten aus verschiedenen Quellen zusammengeführt und manuelle Korrekturen vorgenommen.

Diese Excel-basierten Prozesse sind oft über Jahre gewachsen. Sie sind leistungsfähig, aber nicht immer standardisiert oder vollständig dokumentiert. Das Wissen über die genauen Schritte, die richtigen Filter oder die Herkunft bestimmter Zahlen existiert oft nur im Kopf des zuständigen Mitarbeiters. Eine fehlende oder unklare Prozessdokumentation führt zu einem erhöhten Risiko bei Personalwechsel oder bei unerwarteten Absenzen (BAV 2024). Fällt diese Schlüsselperson aus, kann die Kette brechen. Nicht immer kann jemand anderes im Team den Prozess mit Sicherheit und in der geforderten Zeit nachvollziehen. Das Ergebnis kann eine Verzögerung sein. Im ungünstigsten Fall entsteht ein fehlerhafter Bericht, der zu falschen unternehmerischen Entscheidungen führen kann.

Automatisierung ist keine Frage der Unternehmensgrösse

Oft wird angenommen, dass die Automatisierung von Finanzprozessen nur für Grosskonzerne mit teuren IT-Projekten relevant ist. Diese Annahme trifft oft nicht zu. Die Automatisierung muss nicht das ERP-System selbst betreffen. Skopa ersetzt nicht das bestehende ERP-System eines Unternehmens. Der Ansatzpunkt ist vielmehr die Excel-Ebene, die das ERP umgibt und in der oft ein grosser Teil der manuellen Arbeit stattfindet.

Das Ziel der Automatisierung ist es, die wiederkehrenden, manuellen Schritte zwischen dem Datenexport und dem finalen Bericht zu reduzieren. Es geht darum, eine robuste und nachvollziehbare Logik zu schaffen, die unabhängiger von der ausführenden Person funktioniert. Ein automatisierter Prozess läuft nach einer definierten Logik ab. Er wird dokumentiert und validiert. Dadurch wird er zuverlässig. Die Finanzabteilung gewinnt an Widerstandsfähigkeit. Der Monatsabschluss und das Reporting können auch dann weiterlaufen, wenn eine Schlüsselperson nicht anwesend ist.

Wie eine robuste Prozesskette aussieht

Eine robuste Prozesskette im Finanzreporting ist stabil, transparent und effizient. Sie beginnt mit einem standardisierten Export aus dem ERP-System. Anstatt dass diese Daten manuell in eine komplexe Excel-Datei kopiert werden, übernimmt ein automatisierter Ablauf. Dieser reinigt die Daten, validiert sie auf Plausibilität, führt sie mit anderen Quellen zusammen und berechnet die notwendigen Kennzahlen.

Das Ergebnis ist ein sauber strukturierter Bericht. Unübersichtliche Tabellenblätter werden durch klare Darstellungen ersetzt. Die Rolle des Controllers oder des CFOs verändert sich dadurch positiv. Anstatt Zeit mit der manuellen Aufbereitung von Daten zu verbringen, können sie diese für die Analyse, Interpretation und Kommentierung der Ergebnisse nutzen. Sie kontrollieren den Prozess, anstatt ihn selbst auszuführen. Die gewonnene Zeit kann für strategisch wichtigere Aufgaben eingesetzt werden. Die Qualität und die Verlässlichkeit der Finanzdaten können dadurch steigen.

Was Sie diesen Monat tun können

Die Reduzierung der Prozessabhängigkeit beginnt mit kleinen, konkreten Schritten. Sie müssen dafür kein grosses Projekt starten. Beginnen Sie mit einer einfachen Analyse, um das Risiko in Ihrer Abteilung besser zu verstehen. Die folgenden drei Schritte können Sie noch diesen Monat umsetzen:

• Identifizieren Sie den kritischsten Prozess: Welcher Bericht oder welche Analyse im Monatsabschluss hängt am stärksten von einer einzigen Person ab? Fragen Sie sich: Was passiert, wenn diese Person morgen für drei Wochen ausfällt?
• Lassen Sie den Prozess dokumentieren: Bitten Sie die verantwortliche Person, jeden einzelnen Schritt schriftlich festzuhalten. Das beginnt beim Namen der Exportdatei aus dem ERP und endet bei der Zelle, in der das Endergebnis steht. Eine einfache Checkliste ist besser als keine Dokumentation.
• Führen Sie einen Test durch: Geben Sie diese Dokumentation einer anderen Person im Team. Diese Person soll versuchen, den Prozess ausschliesslich anhand der Anleitung durchzuführen. Jede Frage, die dabei aufkommt, und jeder Schritt, der unklar ist, deckt eine Schwachstelle in der Dokumentation und eine versteckte Abhängigkeit auf.

Diese Übung schafft Transparenz über Ihre operativen Risiken. Sie ist die Grundlage, um gezielte Massnahmen zur Stärkung Ihrer Finanzprozesse zu ergreifen.

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