Die «Digitalisierungs-Lücke»: Wenn die Prozessautomatisierung in der Finanzabteilung stagniert

Der Druck zur Digitalisierung in Finanzabteilungen ist hoch. Die Geschäftsleitung erwartet effizientere Prozesse und schnellere Analysen. Gleichzeitig zeigen Studien eine signifikante Lücke zwischen diesem Anspruch und der Realität in vielen Schweizer KMU. Die Frage, welche Excel-Prozesse sich zu automatisieren lohnen, wird dringender. Eine durchdachte Prozessautomatisierung in der Finanzabteilung muss den Kosten-Nutzen-Aspekt in den Vordergrund stellen. Doch oft fehlt ein klarer Ansatzpunkt, um zu beginnen.

Die Lücke zwischen Anspruch und Wirklichkeit

Eine Studie von PwC und der WHU bestätigt dieses Bild für den DACH-Raum. Obwohl 71 % der befragten CFOs der Digitalisierung eine hohe oder sehr hohe Priorität beimessen, schätzen nur rund 20 % ihre eigene Abteilung als «stark digitalisiert» ein (PwC 2026). Diese Diskrepanz ist kein Zufall. Sie ist das Resultat konkreter Hürden im operativen Alltag.

Als Hauptgründe für die langsame Umsetzung werden fehlende, ausformulierte Digitalisierungsstrategien und ein Mangel an spezialisiertem Personal genannt. Die täglichen Aufgaben, der Monatsabschluss und das laufende Reporting lassen oft keinen Raum für strategische Grossprojekte. Die vorhandenen Fachkräfte sind oft stark ausgelastet.

Grosse Strategien scheitern an der Praxis

Der Versuch, die Digitalisierung mit einem umfassenden Masterplan voranzutreiben, ist oft zum Scheitern verurteilt. Solche Projekte sind komplex, teuer und binden über lange Zeit Ressourcen, die im Tagesgeschäft fehlen. Die Einführung eines neuen ERP-Systems oder einer grossen Business-Intelligence-Plattform kann Jahre dauern und birgt erhebliche Risiken.

Währenddessen bleibt die eigentliche Arbeit nicht stehen. Die Finanzabteilung muss weiterhin Monats-, Quartals- und Jahresabschlüsse erstellen. Sie muss die Mehrwertsteuer abrechnen und dem Management verlässliche Zahlen liefern. Diese Kernaufgaben basieren in sehr vielen Unternehmen auf einer Kette von manuellen Schritten: Datenexport aus dem ERP, Aufbereitung in Excel, Erstellung von Berichten und schliesslich die manuelle Eingabe in Meldeportale. Diese Kette ist fehleranfällig und zeitintensiv.

Der pragmatische Ansatz: Vom Problem zur Lösung

Ein pragmatischerer Weg kehrt die Perspektive um. Statt nach dem grossen Plan zu suchen, beginnt man beim konkreten, operativen Problem. Die zentrale Frage lautet nicht: «Wie digitalisieren wir die gesamte Finanzabteilung?» Sie lautet: «Welcher einzelne, sich wiederholende Prozess kostet uns am meisten Zeit und Nerven?»

Die Automatisierung im Rechnungswesen muss nicht in einem einzigen, grossen Schritt erfolgen. Sie kann stufenweise umgesetzt werden, beginnend mit einfachen, regelbasierten Routineaufgaben (Diamant Software 2024). Der Fokus liegt auf der Automatisierung der Excel-Schicht, die zwischen dem ERP-System und den finalen Berichten liegt. Das ERP-System selbst wird dabei nicht ersetzt. Es bleibt die führende Quelle für alle Buchungsdaten.

Ein guter Ansatzpunkt ist ein bestehender, manueller Prozess. Durch dessen Automatisierung werden Ressourcen frei. Das Team gewinnt Zeit, die es für anspruchsvollere Aufgaben wie Analysen oder die Verbesserung interner Kontrollen nutzen kann. Dieser erste Erfolg schafft die Grundlage und die Akzeptanz für weitere Schritte.

Wie man den richtigen Prozess identifiziert

Die Auswahl des ersten zu automatisierenden Prozesses ist entscheidend für den Erfolg. Nicht jeder manuelle Ablauf ist ein guter Kandidat. Die Analyse sollte sich auf objektive Kriterien stützen, um den grössten unmittelbaren Nutzen zu ermitteln.

Folgende Fragen helfen bei der Identifikation:

• Häufigkeit: Wie oft wird der Prozess durchgeführt? Tägliche oder wöchentliche Aufgaben haben oft ein höheres Automatisierungspotenzial als rein quartalsweise anfallende Arbeiten.
• Manueller Aufwand: Wie viele Personenstunden bindet der Prozess bei jeder Durchführung? Ein Prozess, der monatlich acht Stunden dauert, ist ein besserer Kandidat als einer, der nur 30 Minuten benötigt.
• Fehleranfälligkeit: Wie oft führen manuelle Eingaben oder «Copy-Paste»-Aktionen zu Fehlern, die eine aufwendige Korrektur erfordern? Hohe Fehlerraten sind ein starkes Indiz für Automatisierungsbedarf.
• Standardisierungsgrad: Folgt der Prozess immer denselben, klar definierten Regeln? Kreative oder intuitive Entscheidungen lassen sich schlecht automatisieren. Regelbasierte Abläufe sind ideal.
• Datenbasis: Basiert der Prozess auf strukturierten Daten, zum Beispiel einem Standardexport aus dem ERP-System? Unstrukturierte Daten oder wechselnde Formate erschweren die Automatisierung.

Automatisierung als Antwort auf den Fachkräftemangel

Die gezielte Prozessautomatisierung ist mehr als nur ein Effizienzprojekt. Sie ist eine strategische Antwort auf den zunehmenden Fachkräftemangel. Gut ausgebildete Controller und Finanzfachleute sind schwer zu finden. Es ist daher betriebswirtschaftlich sinnvoll, ihre Zeit nicht mit repetitiven Routineaufgaben zu binden.

Der Fachkräftemangel erhöht den Druck auf Unternehmen, Prozesse stärker zu automatisieren (finanzwelt 2026). Automatisierte Abläufe können dabei Aufgaben übernehmen, die bisher manuell erledigt wurden. Sie arbeiten schnell, präzise und rund um die Uhr. Dies entlastet nicht nur die bestehenden Mitarbeitenden, sondern macht das Unternehmen auch widerstandsfähiger gegenüber personellen Engpässen. Die frei werdende Kapazität der Fachkräfte kann für Tätigkeiten mit höherer Wertschöpfung eingesetzt werden, etwa für die Interpretation von Kennzahlen oder die strategische Beratung der Geschäftsleitung.

Was Sie diesen Monat tun können

Der erste Schritt zur Automatisierung erfordert keine externe Beratung und kein Budget. Er erfordert lediglich die Bereitschaft, die eigene Arbeitsweise kritisch zu hinterfragen. Sie können bereits in den nächsten Wochen eine solide Grundlage für eine fundierte Entscheidung schaffen.

Beginnen Sie mit einer einfachen Bestandsaufnahme. Sprechen Sie mit den Mitarbeitenden in Ihrem Team, die den Monatsabschluss oder das Reporting vorbereiten. Fragen Sie direkt: Welcher manuelle Prozess ist der mühsamste? Wo passieren die meisten Fehler?

Wählen Sie den Prozess aus, der am häufigsten genannt wird. Dokumentieren Sie ihn detailliert, Schritt für Schritt. Notieren Sie jeden Klick, jede verwendete Excel-Formel und jede manuelle Anpassung. Erstellen Sie eine einfache Anleitung, als ob Sie eine neue Person einarbeiten würden.

Schätzen Sie den Zeitaufwand für diesen einen Prozess. Messen Sie die Zeit bei der nächsten Durchführung oder schätzen Sie sie auf Basis der Erfahrungswerte. Multiplizieren Sie diesen Wert mit der Häufigkeit pro Jahr. Das Ergebnis ist eine erste, greifbare Indikation für den potenziellen Nutzen einer Automatisierung. Diese Zahl bildet die Basis für jede weitere Diskussion.

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