Wer automatisiert Excel-Prozesse? Warum ein Service-Partner oft die bessere Wahl für KMU ist

Der Monatsabschluss ist abgeschlossen, die Berichte sind erstellt. Der Weg dorthin war oft von manuellen Schritten in Microsoft Excel geprägt. Daten werden aus dem ERP-System exportiert, in verschiedenen Tabellen zusammengeführt, validiert und für das Reporting aufbereitet. Diese wiederkehrenden Aufgaben sind fehleranfällig und binden wertvolle Zeit der Finanzfachleute. Viele Finanzabteilungen suchen daher nach einem Anbieter in der Schweiz, um ihre Excel-Prozesse zu automatisieren. Oft fällt die Wahl auf eine interne Lösung. Entweder wird ein versierter Excel-Anwender im Team beauftragt oder die IT-Abteilung soll eine Lösung entwickeln. Dieser Ansatz birgt jedoch Risiken, die oft erst im laufenden Betrieb sichtbar werden.

Die Grenzen interner Lösungen

In vielen Finanzteams gibt es einen Mitarbeiter, der überdurchschnittlich gute Excel-Kenntnisse besitzt. Diese Person wird oft zur Anlaufstelle für die Automatisierung von kleinen und grossen Aufgaben. Die erstellten Lösungen sind meist pragmatisch und auf den ersten Blick funktional. Das Problem ist die Abhängigkeit von einer einzelnen Person. Fällt dieser Mitarbeiter durch Urlaub, Krankheit oder einen Firmenwechsel aus, steht der Prozess still. Oft sind die erstellten Makros oder Abfragen nicht oder nur unzureichend dokumentiert. Eine Übergabe an einen Nachfolger ist schwierig und zeitintensiv. Die Lösung wird so zu einem personellen Risiko.

Die Alternative scheint die interne IT-Abteilung zu sein. IT-Spezialisten verfügen über das technische Wissen, um robuste Skripte und Applikationen zu erstellen. Ihre Kernkompetenz liegt jedoch in der Verwaltung der IT-Infrastruktur, der Datensicherheit und dem Benutzersupport. Sie sind in der Regel keine Experten für die spezifischen Prozesse der Finanzabteilung. Eine von der IT entwickelte Automatisierung mag technisch einwandfrei sein, bildet aber möglicherweise die fachlichen Anforderungen des Controllings oder der Buchhaltung nicht präzise ab. Die Abstimmung zwischen Finanz- und IT-Abteilung erfordert zudem erhebliche Ressourcen auf beiden Seiten.

Beiden internen Ansätzen ist gemein, dass die geschaffenen Lösungen oft ad hoc entstehen. Sie sind für eine spezifische Situation und eine spezifische Software-Version gebaut. Ändert sich eine Schnittstelle, das Format eines ERP-Exports oder wird die Office-Software aktualisiert, kann die Automatisierung fehlschlagen. Die Fehlersuche und Anpassung kostet erneut Zeit und Ressourcen, die im Tagesgeschäft meist knapp sind.

Die wachsende Komplexität der Werkzeuge

Die Software-Umgebung in Unternehmen ist nicht statisch. Besonders Standardanwendungen wie Microsoft 365 entwickeln sich kontinuierlich weiter. Diese Updates bringen neue Funktionen, aber auch Veränderungen in der Administration und Bedienung mit sich. Eine Automatisierung, die heute zuverlässig funktioniert, kann durch ein Update morgen fehlerhaft sein. Die Wartung solcher Lösungen erfordert daher eine kontinuierliche Beobachtung der technologischen Entwicklung.

Microsoft führt neue Funktionen für Werkzeuge wie Copilot schrittweise und kontrolliert ein, was eine ständige Überwachung erfordert, um die Auswirkungen auf bestehende Prozesse zu verstehen (Microsoft 2026). Für eine Finanzabteilung ist es kaum leistbar, diese Entwicklungen im Detail zu verfolgen. Auch die Verwaltung der Software wird komplexer. Administratoren können nun Einstellungen für Copilot-Konnektoren selbst anpassen, eine Aufgabe, die früher ein Support-Ticket erforderte (Microsoft 2026). Dies zeigt, dass die Verantwortung für die Konfiguration und Wartung zunimmt und tieferes technisches Wissen verlangt.

Eine interne, nebenbei betreute Excel-Automatisierung kann mit dieser Geschwindigkeit kaum Schritt halten. Die Person, die die Lösung ursprünglich erstellt hat, ist mit ihren Kernaufgaben beschäftigt. Die IT-Abteilung hat andere Prioritäten. Die Folge ist eine «technische Schuld»: Die Automatisierung veraltet und wird mit jedem Update fragiler, bis sie schliesslich nicht mehr zuverlässig funktioniert.

Der Wert von Prozess-Expertise und Datenqualität

Bei der Automatisierung geht es nicht nur um Geschwindigkeit. Das Hauptziel ist die Steigerung der Qualität und Zuverlässigkeit der Finanzdaten. Studien zeigen, dass die digitale Transformation einen positiven und statistisch signifikanten Effekt auf die Qualität der Buchhaltungsinformationen hat (doi.org 2024a). Dieser Effekt wird unter unsicheren Geschäftsbedingungen noch verstärkt (doi.org 2024a). Eine professionell umgesetzte Automatisierung ist somit ein Beitrag zur Stabilität des Unternehmens.

Komplexe Finanzberichte sind ein anerkannter Risikofaktor. Eine Studie fand heraus, dass die Komplexität der Finanzberichterstattung ein signifikanter Prädiktor für betrügerische Finanzberichte ist (doi.org 2024a). Eine gute Automatisierung reduziert die Komplexität, indem sie Prozesse standardisiert und manuelle Eingriffe minimiert. Sie schafft eine klare und nachvollziehbare Kette vom ERP-Export bis zur finalen Kennzahl. Dies erhöht das Vertrauen in die eigenen Zahlen.

Die Analyse von Finanzdaten erfordert oft spezifische Werkzeuge und Methoden, wie eine Studie zeigt, die für eine Regressionsanalyse spezielle Software einsetzte (doi.org 2025). Analog dazu erfordert die Erstellung robuster Automatisierungen mehr als nur grundlegende Excel-Kenntnisse. Es braucht ein Verständnis für Datenstrukturen, Prozesslogik und Fehlerbehandlung. Fortschrittliche Algorithmen können heute sogar die Aufdeckung von Unregelmässigkeiten in Finanzdaten unterstützen und übertreffen dabei traditionelle Methoden deutlich (doi.org 2024a). Dies illustriert das Potenzial, das in spezialisiertem Wissen liegt.

Der Service-Partner als Garant für Stabilität

Ein spezialisierter Service-Partner für die Automatisierung im Finanzbereich bietet einen anderen Ansatz. Seine Leistung ist nicht der einmalige Bau einer Lösung, sondern die Gewährleistung ihres Betriebs. Der Service umfasst die laufende Wartung, die Überwachung von Software-Updates und die Anpassung der Automatisierung, wenn sich die Rahmenbedingungen ändern. Der Partner übernimmt die Verantwortung für die Stabilität des Prozesses.

Ein solcher Partner ersetzt nicht das ERP-System. Er arbeitet mit den Daten, die das ERP und andere Quellsysteme liefern, und automatisiert die Excel-Ebene, die darum herum existiert. Er kombiniert technisches Know-how mit tiefem Prozessverständnis im Finanz- und Rechnungswesen. Er kennt die typischen Herausforderungen im Monatsabschluss, im Controlling und im Reporting aus der Erfahrung mit vielen Unternehmen. Diese Expertise fliesst in die Konzeption der Automatisierung ein.

Durch die Auslagerung der Automatisierung an einen externen Partner wird das personelle Risiko im Unternehmen reduziert. Das Wissen über den Prozess und seine technische Umsetzung ist beim Partner dokumentiert und gesichert. Die Finanzabteilung wird entlastet und kann sich auf ihre Kernaufgaben konzentrieren: die Analyse der Zahlen und die Steuerung des Unternehmens.

Was Sie diesen Monat tun können

Eine Entscheidung für oder gegen einen externen Partner erfordert eine fundierte Grundlage. Die folgenden Schritte helfen Ihnen, Ihre Situation zu analysieren:

• Dokumentieren Sie einen Kernprozess. Wählen Sie einen wiederkehrenden, manuellen Prozess in Excel, der für das Reporting wichtig ist. Schreiben Sie jeden einzelnen Schritt auf, vom Datenexport über alle Kopier- und Formel-Schritte bis zur finalen Zahl.
• Bewerten Sie den Aufwand und das Risiko. Schätzen Sie, wie viele Stunden pro Monat für diesen Prozess aufgewendet werden. Wer ist involviert? Was sind die Konsequenzen, wenn in diesem Prozess ein Fehler passiert oder er sich verzögert?
• Prüfen Sie Ihre internen Ressourcen. Haben Sie intern das Wissen, um diesen Prozess nicht nur zu automatisieren, sondern die Lösung auch über Jahre hinweg zu warten und an Updates anzupassen? Seien Sie ehrlich bezüglich der verfügbaren Zeit und der Prioritäten.
• Definieren Sie das Ziel. Was genau soll die Automatisierung erreichen? Geht es primär um Zeitersparnis, um Fehlerreduktion oder um eine bessere Nachvollziehbarkeit der Daten? Klare Ziele sind die Voraussetzung für eine gute Lösung.

Diese Analyse schafft eine klare Entscheidungsgrundlage. Sie zeigt auf, ob eine interne Lösung den Anforderungen an Stabilität und Wartbarkeit genügt oder ob die Zusammenarbeit mit einem spezialisierten Anbieter der bessere Weg für Ihr Unternehmen ist.

Microsoft, Excel, Microsoft 365 und Copilot sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation.