Wird die E-Rechnung 2026 Pflicht? Was für Schweizer KMU wirklich gilt

Seit Monaten kursiert in Beiträgen, Newslettern und LinkedIn-Posts die Aussage, die E-Rechnung werde «ab 2026 Pflicht». Für Schweizer KMU stimmt das in dieser Form nicht — und weil daraus konkrete Investitionsentscheide abgeleitet werden, lohnt sich die saubere Unterscheidung. Dieser Beitrag sagt zuerst, was nicht gilt, dann, was tatsächlich gilt, und zum Schluss, was sich unabhängig von jeder Pflicht rechnet.

Was in der Schweiz nicht gilt

Es gibt in der Schweiz keine allgemeine gesetzliche Pflicht, Rechnungen zwischen Unternehmen elektronisch auszutauschen. Im B2B-Geschäft dürfen Sie weiterhin frei entscheiden, in welchem Format Sie fakturieren — PDF, QR-Rechnung auf Papier oder ein strukturiertes elektronisches Format. Wer Ihnen etwas anderes erzählt, verwechselt in der Regel die EU-Regulierung mit der schweizerischen Rechtslage.

«Für Schweizer KMU gibt es keine allgemeine E-Rechnungspflicht im B2B. Die Fristen, die zirkulieren, sind EU-Fristen.»

Was tatsächlich gilt

Verbindlich ist die E-Rechnung dort, wo der Bund der Empfänger ist: Lieferanten der Bundesverwaltung stellen Rechnungen ab einem Auftragswert von 5'000 Franken elektronisch (EFV 2026). Wer also öffentliche Aufträge bearbeitet, ist längst betroffen — nicht ab 2026, sondern seit Jahren.

Daneben steht kein Zwang, sondern eine Infrastruktur, die praktisch flächendeckend vorhanden ist: eBill läuft über die Banken und erreicht Rechnungsempfänger direkt im E-Banking; nahezu alle Schweizer Finanzinstitute sind angeschlossen. Der Anteil elektronisch ausgetauschter Rechnungen steigt kontinuierlich, weil Betriebe ihre Finanzprozesse digitalisieren (BFS 2026) — nicht, weil ein Gesetz sie dazu zwingt.

Was über die EU auf Sie zukommt

Die echten Fristen stehen im EU-Vorhaben «VAT in the Digital Age» (ViDA). Für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze wird die strukturierte E-Rechnung nach der europäischen Norm ab dem 1. Juli 2030 verpflichtend; nationale Systeme, die vor 2024 bestanden, müssen bis zum 1. Januar 2035 angeglichen sein (VATCalc 2026; EDICOM 2026).

Diese Fristen sind kein Schweizer Recht — sie erreichen Schweizer Betriebe über ihre Kundschaft. Wer regelmässig an Unternehmen in der EU fakturiert, wird die Anforderungen seiner Gegenparteien erfüllen müssen, lange bevor die Schweiz selbst etwas vorschreibt (KPMG 2025). Für einen Exporteur ist 2030 damit näher, als es klingt; für einen rein binnenorientierten Handwerksbetrieb ist es vorerst irrelevant. Genau diese Unterscheidung fehlt in den meisten Beiträgen zum Thema.

Warum die eigentliche Arbeit woanders liegt

Die Frage «Pflicht oder nicht?» lenkt von dem ab, was in der Finanzabteilung tatsächlich Zeit kostet. Ob eine Rechnung als PDF, als eBill oder als strukturierter Datensatz hereinkommt, entscheidet nicht darüber, wie viel Handarbeit danach folgt. Teuer ist die Strecke dahinter: Belege sichten, Positionen in die Buchhaltung übertragen, Exporte abgleichen, Zahlen für die MWST-Abrechnung aufbereiten, prüfen, abschicken. Diese Kette bleibt manuell, auch wenn das Eingangsformat elektronisch ist.

Ein Format ist ein Transportweg, kein Prozess. Deshalb ist die nüchterne Reihenfolge: zuerst die wiederkehrende Handarbeit zwischen Rechnung, Export und Abgabe automatisieren — das rechnet sich in Stunden pro Monat, sofort und unabhängig von jeder Regulierung. Und wenn dann eine Formatpflicht kommt, sei es über einen EU-Kunden oder über einen öffentlichen Auftrag, ist sie ein Konfigurationsthema und kein Projekt.

Was jetzt sinnvoll ist

• Klären, ob Sie überhaupt betroffen sind: Fakturieren Sie an die öffentliche Hand oder an Unternehmen in der EU? Wenn nein, haben Sie keine Frist, sondern eine freie Entscheidung.
• eBill prüfen, wenn Sie viele Rechnungen an Schweizer Empfänger stellen — nicht wegen einer Pflicht, sondern weil der Weg über die Bank Rückfragen und Zahlungsverzug reduziert.
• Die Handarbeit hinter der Rechnung messen: wie oft, wie lange, wie fehleranfällig. Diese Zahl entscheidet über den Nutzen einer Automatisierung — nicht das Eingangsformat.
• Bei EU-Kundschaft die Anforderungen der Gegenparteien früh abfragen. Wer 2029 zum ersten Mal davon hört, hat die günstige Variante bereits verpasst.

Die ehrliche Kurzfassung: Es gibt keinen Grund zur Eile aus dem Gesetz heraus, aber einen guten Grund aus dem Betrieb. Wenn Ihre Rechnungsstrecke jeden Monat Tage kostet, lohnt sich die Automatisierung heute — und die Formatfrage beantwortet sich dann von selbst, wann immer sie gestellt wird.