Wie Sie die Zuverlässigkeit eines Automatisierungspartners für Finanzprozesse prüfen

Die Entscheidung für die Automatisierung von Finanzprozessen ist gefallen. Nun steht die nächste, ebenso wichtige Wahl an: die des richtigen Partners. Bei der Auswahl eines Automatisierungspartners für Finanzprozesse geht es um mehr als nur um Software oder Funktionen. Es geht um das Vertrauen in die Zahlen, die am Ende eines Prozesses stehen. Ein Partner muss nicht nur heute eine Lösung liefern, sondern auch deren Zuverlässigkeit für die Zukunft sicherstellen. Die grösste Herausforderung dabei sind ständige Software-Updates, die eine funktionierende Automatisierung von einem Tag auf den anderen unbrauchbar machen können.

Die Herausforderung: Ständige Software-Updates

Software entwickelt sich kontinuierlich weiter. Besonders Programme, die im Finanzalltag zentral sind, erhalten regelmässig neue Funktionen und Änderungen an der Benutzeroberfläche. Microsoft ist hierfür ein gutes Beispiel. Das Unternehmen führt neue Funktionen für seine Produkte wie Microsoft 365 Copilot über ein gestaffeltes Modell ein (Microsoft 2026). Diese Updates werden schrittweise für verschiedene Benutzergruppen freigeschaltet.

Was für Anwender oft ein Vorteil ist, stellt für automatisierte Prozesse ein erhebliches Risiko dar. Eine Automatisierung, die auf der exakten Position eines Menüpunkts oder der Struktur einer exportierten Datei beruht, kann durch ein solches Update fehlschlagen. Die Kette vom ERP-Export über die Verarbeitung in Excel bis zum fertigen Bericht ist fragil. Wenn ein Glied in dieser Kette bricht, ist das Endergebnis im besten Fall nicht verfügbar. Im schlimmsten Fall ist es unbemerkt falsch.

Dieses Risiko betrifft nicht die grossen, stabilen ERP-Systeme selbst. Es betrifft die Excel-Schicht, die viele Finanzteams um ihr ERP herum aufgebaut haben. Genau hier setzen die meisten Automatisierungen an. Die Zuverlässigkeit der automatisierten Berichte hängt also direkt davon ab, wie gut die Automatisierung mit diesen unvermeidlichen Änderungen umgehen kann.

Mehr als nur Funktionen: Die Methodik des Partners

Viele Anbieter von Automatisierungslösungen konzentrieren sich in ihren Präsentationen auf die Leistungsfähigkeit ihrer Software. Sie zeigen beeindruckende Dashboards und versprechen eine schnelle Implementierung. Diese Aspekte sind nicht unwichtig. Sie beantworten aber nicht die entscheidende Frage nach der langfristigen Zuverlässigkeit.

Der wahre Unterschied zwischen einem guten und einem riskanten Partner liegt in seiner Methodik. Eine Methodik ist die Summe der Prinzipien, Prozesse und Werkzeuge, die ein Partner einsetzt, um eine Automatisierung zu konzipieren, zu bauen, zu testen und zu warten. Sie ist die strategische Antwort auf die Herausforderung der ständigen Software-Updates.

Eine solide Methodik zielt nicht darauf ab, Änderungen an der Software zu verhindern. Das ist unmöglich. Stattdessen zielt sie darauf ab, Automatisierungen so zu gestalten, dass sie widerstandsfähig gegenüber Änderungen sind. Sie stellt sicher, dass Fehler schnell erkannt und behoben werden können und dass die Korrektheit der Daten jederzeit nachprüfbar bleibt. Die Wahl des Partners ist somit eine Wahl seiner Arbeitsweise.

Was eine robuste Methodik ausmacht

Eine robuste Methodik basiert auf den Prinzipien der Nachvollziehbarkeit, der Validierung und der Wartbarkeit. Jeder Schritt der Automatisierung muss transparent und verständlich sein. Es dürfen keine «Black Boxes» entstehen, in denen Berechnungen stattfinden, die niemand mehr nachvollziehen kann.

Die Bedeutung einer rigorosen Vorgehensweise für die Genauigkeit von Berechnungen ist auch in anderen Bereichen belegt. Eine Studie zur Betrugserkennung in Finanzberichten zeigte, wie entscheidend die Wahl und die korrekte Anwendung von Algorithmen für die Vorhersagegenauigkeit sind (doi.org 2024a). Auch wenn es hier um die Aufdeckung von Betrug und nicht um Prozessautomatisierung geht, ist das Prinzip übertragbar: Die Qualität des Ergebnisses hängt von der Qualität der Methode ab.

Ein Partner mit einer starken Methodik wird einen klaren, mehrstufigen Prozess verfolgen.

Analyse: Zuerst wird der bestehende manuelle Prozess vollständig verstanden und dokumentiert. Jeder Klick, jede Formel, jede manuelle Anpassung in der Kette vom ERP zum Bericht wird erfasst.

Konstruktion: Die Automatisierung wird modular aufgebaut. Anstatt eines einzigen, monolithischen Skripts werden einzelne, testbare Komponenten erstellt. Dies erleichtert die Fehlersuche und Anpassung bei zukünftigen Software-Updates. Die Logik bleibt nachvollziehbar.

Validierung: Dies ist der kritischste Schritt. Die Ergebnisse des automatisierten Prozesses werden systematisch mit den Ergebnissen des bewährten manuellen Prozesses verglichen. Der Partner muss beweisen können, dass seine Automatisierung unter allen getesteten Bedingungen exakt die gleichen, korrekten Zahlen liefert.

Wartung: Es muss einen definierten Prozess für den Umgang mit Fehlern geben. Was passiert, wenn ein Microsoft-Update die Automatisierung bricht? Wer ist verantwortlich, wie schnell wird reagiert und wie wird sichergestellt, dass die korrigierte Version wieder validiert wird?

Fragen, die Sie einem potenziellen Partner stellen sollten

Um die Methodik eines potenziellen Partners zu beurteilen, müssen Sie die richtigen Fragen stellen. Gehen Sie über die üblichen Fragen zu Kosten und Zeitplänen hinaus. Konzentrieren Sie sich auf die Prozesse, die die Zuverlässigkeit sicherstellen. Die Antworten auf diese Fragen sind oft aufschlussreicher als jede Produktdemonstration.

Hier sind einige zentrale Fragen für Ihr Gespräch:

• Wie stellen Sie sicher, dass die Automatisierung auch nach einem Excel-Update noch korrekte Zahlen liefert?
• Wie dokumentieren Sie den automatisierten Prozess, damit unsere internen Revisoren oder wir selbst ihn nachvollziehen können?
• Was ist Ihr genauer Prozess, um die Ergebnisse der Automatisierung zu validieren, bevor sie produktiv geht?
• Können Sie uns ein Beispiel für einen Validierungsbericht zeigen?
• Was passiert, wenn eine Automatisierung aufgrund eines Software-Updates fehlschlägt? Wie sieht Ihr Support-Prozess aus?
• Welche Teile eines Prozesses automatisieren Sie typischerweise, und welche belassen Sie bewusst manuell und warum?

Ein zuverlässiger Partner wird diese Fragen begrüssen. Er wird klare und detaillierte Antworten geben können, die auf etablierten Prozessen beruhen. Ein Partner, der bei diesen Fragen ausweicht oder vage bleibt, hat möglicherweise keine robuste Methodik. Dies stellt ein direktes Risiko für die Qualität Ihrer Finanzdaten dar.

Die Qualität der Buchhaltungsinformation als Ziel

Das übergeordnete Ziel jeder Automatisierung im Finanzbereich ist die Verbesserung der Qualität der Buchhaltungsinformationen. Studien bestätigen, dass die digitale Transformation diesen Effekt haben kann. Sie erhöht die Transparenz und verbessert die Informationsqualität (doi.org 2024a). Dieser positive Effekt ist jedoch keine Selbstverständlichkeit.

Eine fehlerhafte Automatisierung kehrt diesen Nutzen ins Gegenteil. Sie kann systematisch falsche Zahlen produzieren und das Vertrauen in die gesamte Finanzberichterstattung untergraben. Die Methodik des Automatisierungspartners ist der entscheidende Faktor, der sicherstellt, dass die digitale Transformation ihre positiven Effekte auch wirklich entfaltet.

Die Anforderungen an die Finanzberichterstattung steigen zudem stetig. Themen wie die ESG-Berichterstattung gewinnen an Bedeutung und Verbreitung, wie eine globale Analyse zeigt (doi.org 2027). Dies erhöht die Komplexität und den Druck auf die Finanzteams. Eine zuverlässige Automatisierung wird hier zu einem strategischen Vorteil. Sie schafft die nötigen Freiräume, um sich diesen neuen, anspruchsvollen Themen widmen zu können.

Was Sie diesen Monat tun können

Sie können die Methodik eines potenziellen Partners am besten anhand eines konkreten Beispiels prüfen. Beginnen Sie mit einer internen Vorbereitung, noch bevor Sie das erste Gespräch führen.

Wählen Sie einen Ihrer wiederkehrenden, manuellen Berichtsprozesse aus. Dokumentieren Sie jeden einzelnen Schritt, vom Datenexport aus Ihrem ERP-System bis zur finalen Kennzahl im Management-Report. Notieren Sie, wo Daten kopiert, Formeln angepasst oder manuelle Korrekturen vorgenommen werden.

Identifizieren Sie in dieser Dokumentation die heikelsten Punkte. Wo passieren am ehesten Fehler? Welche Schritte sind am stärksten von der genauen Struktur einer Excel-Datei abhängig?

Nutzen Sie diese detaillierte Prozessbeschreibung als Grundlage für Ihre Gespräche. Wenn Sie einen Automatisierungspartner für Ihre Finanzprozesse evaluieren, fordern Sie ihn auf, seine Methodik auf diesen spezifischen Fall anzuwenden. Fragen Sie, wie er die von Ihnen identifizierten Risikopunkte adressieren würde. So wird das Gespräch konkret und Sie erhalten einen tiefen Einblick in die tatsächliche Arbeitsweise und Zuverlässigkeit des Partners.

Microsoft, Excel, Microsoft 365 und Copilot sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe.