Datenqualität im Finanzreporting: Eine direkte Folge wirtschaftlicher Unsicherheit

Der Druck auf Finanzteams wächst in einem unsicheren wirtschaftlichen Umfeld. Die Geschäftsleitung und der Verwaltungsrat verlangen präzise und schnelle Analysen zur Steuerung des Unternehmens. Gleichzeitig werden die zugrundeliegenden Buchhaltungsdaten fragiler. Diese Situation macht die Datenqualität im Finanzreporting zu einer zentralen Herausforderung. Manuelle und historisch gewachsene Prozessketten sind nicht länger nur ein Effizienzproblem. Sie entwickeln sich zu einem direkten Geschäftsrisiko, das die Verlässlichkeit von Entscheidungen gefährdet.

Unsicherheit schwächt die Datenqualität

Die Stabilität des wirtschaftlichen Umfelds hat einen direkten Einfluss auf die Qualität der Buchhaltungsinformationen. Eine aktuelle Studie über börsenkotierte Unternehmen bestätigt diesen Zusammenhang. Sie zeigt, dass Umweltunsicherheit, gemessen an Umsatzschwankungen, die Qualität von Buchhaltungsinformationen signifikant beeinflusst (doi.org 2024a). Für Schweizer KMU manifestiert sich diese Unsicherheit in volatilen Rohstoffpreisen, schwankenden Wechselkursen oder unvorhersehbaren Änderungen in den Lieferketten. Solche Faktoren führen zu mehr Schätzungen, Rückstellungen und ausserordentlichen Buchungen, die manuell verarbeitet und bewertet werden müssen.

Jede dieser manuellen Bewertungen erhöht die Anfälligkeit für Fehler. Die Datenbasis wird weniger stabil. Die gleiche Untersuchung stellt jedoch auch einen Lösungsansatz fest. Die digitale Transformation hat einen positiven und statistisch signifikanten Effekt auf die Qualität der Buchhaltungsinformationen (doi.org 2024a). Die Ergebnisse unterstreichen die Bedeutung digitaler Technologien. Sie helfen, die Qualität von Buchhaltungsinformationen unter instabilen Geschäftsbedingungen aufrechtzuerhalten (doi.org 2024a). Ein digitalisierter und standardisierter Prozess ist widerstandsfähiger gegen externe Schocks, da er die Anzahl manueller und fehleranfälliger Eingriffe reduziert.

Komplexität im Reporting erhöht das Fehlerrisiko

Ein unsicheres Umfeld ist nur eine Seite des Problems. Die andere ist die interne Komplexität der Berichtsprozesse. Eine zweite Studie, die Daten von 2018 bis 2024 analysierte, belegt dies. Sie zeigt, dass die Komplexität der Finanzberichterstattung ein signifikanter Prädiktor für betrügerische Finanzberichterstattung ist (doi.org 2024a). Während Betrug die extremste Form darstellt, gilt das Prinzip auch für unbeabsichtigte Fehler: Je komplexer der Prozess, desto höher das Risiko.

Komplexität ist dabei ein messbarer Faktor. Die Forscher bewerteten sie anhand von Lesbarkeitsindikatoren, der Länge von Berichten und der Struktur der Offenlegungen (doi.org 2024a). In der Praxis von KMU bedeutet dies oft eine unübersichtliche Kette von Excel-Dateien. Der Prozess beginnt mit einem Export aus dem ERP-System. Die Daten werden in eine zentrale Excel-Datei importiert, mit anderen Tabellen verknüpft und durch manuelle Eingaben ergänzt. Am Ende werden die Resultate in eine Präsentation oder einen PDF-Bericht kopiert. Jeder manuelle Schritt in dieser Kette ist eine potenzielle Fehlerquelle. Je länger und verschachtelter der Prozess, desto schwieriger wird die Kontrolle für den CFO oder den Leiter Finanzen.

Die doppelte Gefahr für das Finanzteam

Für Finanzverantwortliche in Schweizer KMU ergibt sich aus diesen Erkenntnissen eine doppelte Warnung. Einerseits macht die wirtschaftliche Unsicherheit die Basisdaten anfälliger für Fehler. Andererseits erhöhen die oft historisch gewachsenen und manuellen Reporting-Prozesse die Wahrscheinlichkeit, dass diese Fehler unentdeckt bleiben oder neue hinzukommen. Es entsteht eine gefährliche Kombination aus instabilen Eingangsdaten und einem fehleranfälligen Verarbeitungsprozess.

Diese Kombination ist heikel. Die Verlässlichkeit der Finanzberichte ist die Grundlage für strategische Entscheidungen der Geschäftsleitung. Wenn die Datenqualität leidet, werden Prognosen ungenau und Risiken falsch eingeschätzt. Ein übersehener Fehler in der Liquiditätsplanung kann reale Konsequenzen haben. Die manuelle Prozesskette vom ERP-Export bis zum finalen Management-Report wird so von einer bekannten Ineffizienz zu einem akuten Risiko für die Unternehmenssteuerung. Die Verantwortung für die Richtigkeit der Zahlen liegt letztlich beim Finanzchef.

Der Weg zu einem robusten und prüfungssicheren Prozess

Die Lösung liegt nicht im Kauf eines weiteren Software-Tools, das neue Insellösungen schafft. Sie liegt in der systematischen Vereinfachung und Standardisierung der bestehenden Prozesse. Das Ziel ist ein robuster und nachvollziehbarer Weg von der Datenquelle bis zum finalen Bericht. Die Automatisierung ist dabei ein Mittel zum Zweck, nicht das Ziel selbst. Der Zweck ist eine stabile, kontrollierbare und transparente Prozesskette.

Ein standardisierter Prozess reduziert die Anzahl manueller Eingriffe drastisch. Dadurch sinkt das Risiko menschlicher Fehler. Gleichzeitig wird der gesamte Ablauf transparent und prüfungssicher. Jede Zahl im finalen Bericht lässt sich direkt auf ihren Ursprung im ERP-System zurückführen. Diese Nachvollziehbarkeit ist der Kern eines verlässlichen internen Kontrollsystems (IKS) und eine Anforderung von externen Prüfern. Die Studien deuten ebenfalls in diese Richtung. Sie heben hervor, wie fortschrittliche Computertechnologien die Genauigkeit bei der Identifizierung von Anomalien erheblich verbessern können (doi.org 2024a). Für ein KMU bedeutet dies, auf bewährte Automatisierung zu setzen, um die Prozesskette zu stabilisieren und die Datenqualität zu sichern.

Was Sie diesen Monat tun können

Die Verbesserung der Datenqualität beginnt mit einer klaren Analyse des Status quo. Sie müssen nicht das gesamte Berichtswesen auf einmal umstellen. Konzentrieren Sie sich auf schrittweise und messbare Verbesserungen, um das Risiko gezielt zu senken.

• Dokumentieren Sie eine Prozesskette. Wählen Sie einen wichtigen, wiederkehrenden Bericht aus, zum Beispiel die monatliche Erfolgsrechnung oder einen Liquiditätsreport. Zeichnen Sie den gesamten Prozess auf einem Blatt Papier oder in einem einfachen Flussdiagramm auf. Notieren Sie jeden einzelnen Schritt vom Export der Daten aus dem ERP-System bis zur finalen Version des Berichts, inklusive jeder Datei und jeder beteiligten Person.
• Identifizieren Sie die Schwachstellen. Markieren Sie in Ihrer Prozessdokumentation die Stellen mit der höchsten Komplexität und dem grössten manuellen Aufwand. Wo werden Daten manuell kopiert und eingefügt? Welche Excel-Dateien enthalten komplexe, schwer nachvollziehbare Formeln? Wo besteht das grösste Risiko für Abweichungen? Bewerten Sie das Risiko für jeden Schritt.
• Planen Sie eine konkrete Vereinfachung. Suchen Sie sich den kritischsten oder aufwendigsten Schritt aus Ihrer Analyse aus. Überlegen Sie, wie genau dieser eine Schritt vereinfacht oder automatisiert werden könnte. Oft ist es ein einzelner Verknüpfungs- oder Konsolidierungsschritt, der die meiste Zeit kostet und das höchste Risiko birgt. Das Ziel ist, die Kette an einer Stelle zu stärken. Diese kleine Verbesserung erhöht bereits die Verlässlichkeit des gesamten Berichts und schafft eine Grundlage für weitere Optimierungen.

Dieser analytische Ansatz erlaubt es Ihnen, die Risiken in Ihrem Berichtswesen systematisch zu erfassen und zu reduzieren. Er schafft eine solide Basis, um auch in unsicheren Zeiten verlässliche Entscheidungsgrundlagen zu liefern.

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